Timemanagement in een drukke zorgomgeving

👩‍🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING

Hoe bewaak jij je werktijd en werkplezier?

Voor secretaresses in de zorg is vrijwel geen werkdag hetzelfde. Je kunt nog zoveel plannen, maar er is altijd wel iets wat opeens prioriteit heeft, waardoor het werk dat je in je hoofd had even moet blijven liggen. Timemanagement in een drukke zorgomgeving is bepaald niet eenvoudig. Hoe bewaak je je werktijd en je werkplezier; hoe stel je prioriteiten en hoe plan je efficiënt? In dit artikel vertellen twee secretaresses hoe zij daarmee omgaan.

Tekst Ellen Smink | 11 februari 2025

Ursula van Os werkt 32 uur als managementsecretaresse van de Zorgeenheid Acuut & Vrouw, Kind & Gezin van het Adrz in Goes. Daarnaast geeft ze energetische behandelingen in haar eigen praktijk. “Ik zet elke dag in mijn Outlook-agenda welke taken die dag prioriteit hebben. Wanneer een bepaalde taak helaas toch niet lukt, schuif ik deze door naar de volgende dag. In mijn mailbox werk ik met gekleurde categorieën, zoals ‘nog regelen’, zodat ik precies weet wat de status van de email is. Mijn notulen en actie- en besluitenlijst werk ik het liefst in alle rust uit. Dat doe ik op de woensdag, mijn thuiswerkdag, waarop ik ongestoord en geconcentreerd kan werken.”

Let op je takenpakket
‘Nee’ zeggen, is niet de sterkste kant van secretaresses in de zorgsector. Ook Ursula heeft dat moeten leren. “Ik houd heel goed in de gaten dat ik geen taken uitvoer, die niet voor mij bestemd zijn. Dat is niet altijd makkelijk. Als ik merk dat iemand aan mij iets vraagt wat niet binnen mijn takenpakket valt/hoort, dan geef ik dat aan en koppel terug dat de gestelde vraag niet voor mij is bedoeld.”
Ook Liesbeth Meuldijk, traumachirurgie secretaresse, weet hoe hectisch het werk in de zorgsector is. Na een carrière in de commercie startte ze in 2008 als medisch secretaresse in het Erasmus MC in Rotterdam. “Men beweerde toen dat secretaresses over enkele jaren overbodig zouden zijn, want ‘in Elpado gaan brieven vanzelf’. In 2018 kwam ‘HIX’ met dezelfde belofte en AI doet dat nu ook. Helaas is de werkdruk juist hoger door alle ‘elektronische’ contacten, toegenomen aantal invulvelden, meer patiënten met kortere opname en personeelstekorten. Bovendien denkt een ‘verwerkingsrobot’ nooit aan vergeten brieven of ontbrekende adressen. Onze zorgsector is en blijft mensenwerk.”

“Onze zorgsector is en blijft mensenwerk. Een ‘verwerkingsrobot’ denkt nooit aan vergeten brieven of ontbrekende adressen.”

Omgaan met werkdruk
“Je kunt je dagelijkse werkdruk niet veranderen, wel hoe je ermee omgaat”, stelt Liesbeth Meuldijk. Zij heeft naast haar werk als secretaresse een eigen praktijk als trauma- en hypnosetherapeut, NLP-coach en trainer. “Meestal worden je werkdagen bepaald door reisafstand, routine, werktijden, wel of geen pauze, spreekuren, afspraken, vergaderingen, onverwachte telefoontjes, spoedklusjes e.d. Slim timemanagement begint daarom met het zorgen voor je mentale, emotionele en fysieke gezondheid. Eén op de 5 à 8 mensen is hoog sensitief zonder dit te weten. Hoe voel je je na een werkdag? Past wat je doet bij wie je wil zijn en hóe je wil zijn? Iemand met stress of perfectionisme gaat juist door, waar anderen pauzeren. Toch is jouw eigen gezondheidsgrens net zo belangrijk als je werk. De innerlijke rust bewaren is echt simpeler dan je denkt en voorkomt klachten als moeheid, hoofdpijn, piekeren en burn-out. Daar word je zowel thuis als bij collega’s een blijer mens van.”

45 minuten meetings
Rust en balans als basis voor timemanagement. Hoe dan? Liesbeth: “Zet je wekker eens vijf minuten eerder, loop direct na het wakker worden naar buiten: adem 10 tot 15 keer rustig de frisse ochtendlucht in en uit. Ontbijt licht en begin de dag met wat simpele klusjes. Drink al in de ochtend extra water voor minder hoofdpijn. Sla nooit pauzes over, neem ruim tijd voor je thee/koffie, zonder een telefoon of scherm.
Een brein geeft maximaal 55 minuten 100 procent concentratie. Daarna is zeven minuten pauze nodig. En wist je al dat online-meetings 25% meer energie vergen dan ‘gewone’ vergaderingen? Plan daarom 45 minuten in plaats een uur, spreek concreet, inhoudelijk relevant en zet het scherm op ‘spreker’ voor minder onnodige prikkels.”

“Een brein geeft maximaal 55 minuten 100 procent concentratie. Daarna is 7 minuten pauze nodig.”