03-05-2018 – Tijdens het Afdelings- en Medisch Secretaressecongres op 22 november 2018 geeft Frans Duijts (niet de zanger) opnieuw een plenaire sessie en een workshop over Breinvriendelijk Werken, die op het congres in april werden beoordeeld met een dikke acht. Wie is Frans Duijts en wat is breinvriendelijk werken?
Door Ellen Smink
Op zijn eigen website www.dehoofdzaken.nl stelt Frans Duijts zich voor als een ‘Technisch Bedrijfskundige met een passie voor het Breinvriendelijk Werken & Leren die mensen wil helpen stressvrij te werken terwijl ze hun productiviteit verhogen’. Ook kunnen we lezen dat Frans een passie voor het menselijk brein en vooral het geheugen heeft. Die passie ontstond toen hij letterlijk geen kant meer op kon.
Gebroken been
“Op 13-jarige leeftijd droomde ik ervan om topsporter te worden”, vertelt Frans. “Ik zat nog op school en had al meegedaan met een aantal nationale en internationale judowedstrijden. Op mijn veertiende zou ik opgaan voor de zwarte band. Helaas is dat er nooit van gekomen omdat ik mijn been brak en niet meer mocht sporten totdat ik volwassen werd. Mijn zus gaf me toen een boek over snellezen en geheugentraining. Ik vond het zo interessant dat ik alles hierover wilde weten. Het werd bijna een obsessie. Na schooltijd verslond ik in de bibliotheek boeken over snellezen, mindmapping en geheugentraining. Dat ik uiteindelijk toch voor een technische opleiding koos, kwam omdat mijn vader een technisch bedrijf had en mijn zus Weg- en Waterbouw had gestudeerd. Als enige zoon kon ik niet achterblijven, dus koos ik voor de opleiding Technische Bedrijfskunde.” Frans slaagde met een 9 voor zijn scriptie die hij – noodgedwongen door teveel feesten – in een maand tijd schreef. “Met dank aan de breintechnieken die ik me ondertussen eigen had gemaakt”, geeft Frans ruiterlijk toe.
Katja Schuurman
Verder in de technische bedrijfskunde is Frans nooit gegaan. Hij besloot zijn hart te volgen en startte na zijn opleiding zijn eigen bedrijf ‘De Hoofdzaken’, gespecialiseerd in breintraining en snellezen. Al snel haalde hij landelijke bekendheid door zijn geheugentraining aan Katja Schuurman. Katja moest van 50 mensen die ze niet kende zowel de voor- als achternaam onthouden. Na enkele uren training van Frans had ze de volgende dag 48 van de 50 namen goed.
Hoe interessant het experiment met Katja ook was, toch is, volgens Frans, persoonlijke efficiency door middel van een geheugentraining pas een derde stap in het verbeteren van het brein. “Eerst moet je de chaos uit je hoofd zien te krijgen, stap twee is dat je gaat werken volgens het ritme van het brein. Daarna kan je beginnen aan stap drie, de trainingen die je persoonlijke efficiency extra verhogen”, aldus Frans.
Weg met burn-outklachten
Jaarlijks kampt zo’n 14 procent van de werknemers in ons land met burn-out klachten. Werkstress is beroepsziekte nummer één in Nederland. Volgens Frans Duijts is het grotendeels te voorkomen als je breinvriendelijk werkt. “Ik vroeg me af hoe het toch komt dat de ene persoon heel veel werk heeft en geen last van stress krijgt, terwijl een ander persoon die minder werk heeft wel tegen een burn-out aan loopt. De basis is dat mensen met burn-out klachten het gevoel hebben dat ze teveel moeten doen in te weinig tijd. Wat je ook ziet bij mensen met stressverschijnselen is dat ze een zeer hoog verantwoordelijkheidsgevoel hebben. Het tweede wat opvalt, is dat ze het gevoel hebben dat ze de controle kwijt zijn. Hoe kunnen deze mensen nu breinvriendelijker werken, zodat ze niet tegen die stressverschijnselen aanlopen terwijl ze toch hetzelfde werk blijven doen?”
Brein als smartphone
Volgens de drie stappen die Frans aan het begin van het interview schetste, begint breinvriendelijk werken met het wegwerken van de chaos in je hoofd. Frans: “Je kunt het menselijk brein een beetje vergelijken met de batterij van je smartphone. Gebruik je die heel veel, dan loopt de batterij leeg. Ons brein kent drie lagen. Het oudste is het reptielenbrein dat zorgt voor je overleving. Erboven zit het limbische brein, wat ik zelf altijd het labradorbrein noem. Dit brein wil leuke dingen doen en nare dingen vermijden. Hierboven zit het ‘menselijke brein’ oftewel de prefrontale cortex. Dit is het brein dat je gebruikt om analytisch te werken en nu actie te nemen om in de toekomst bepaalde resultaten te behalen. Net als je smartphone heeft ook je brein voeding nodig om op te laden. Als je je brein niet goed oplaadt, maak je niet meer gebruik van het ‘menselijke brein’ dat denkt en analytisch werkt, maar neemt het labradorbrein het over. Dat brein kan de situaties niet goed analyseren en zegt in principe: ik wil leuke dingen doen en nare dingen vermijden. Dan ga je dus uitstelgedrag vertonen, wat de stress nog groter maakt.”
15 minuten rust voorkomt chaos
Doordat we te weinig pauzes nemen – onze batterij dus te weinig opladen -, kunnen de hersenen de informatie die we opdoen niet goed verwerken, weet Frans Duijts. “Vergelijk het met het afgesloten afvoerputje in de gootsteen. Als je er maar water bij blijft gooien, loopt de gootsteen over. Af en toe moet je zeggen: ik neem een pauze, ik haal even die stop eruit waardoor het water kan wegstromen. Dat is net zo met de informatie in ons hoofd. Door af en toe pauze te nemen, geef je het brein de gelegenheid de informatie op een goede manier op te slaan in het langetermijngeheugen. Vaak weten we niet meer waar de informatie die we hebben vergaard, is opgeslagen. Het zoeken naar die informatie kan oplopen tot 40 procent van tijd. Vooral bij zelfstandig ondernemers hoor je vaak dat ze werkweken van 60 uur maken. Bij zoveel uur werken duurt elke taak die je moet uitvoeren twee keer zo lang om hem uitgevoerd te krijgen. Dat komt omdat die mensen niet de rust nemen. De hersenen hebben dus niet de tijd om de informatie te verwerken. Dat betekent dat al die informatie zich verder opstapelt en het stressniveau verder toeneemt. “Als we na vijftig minuten werken 15 minuten rust nemen, gaat de productiviteit zodanig omhoog dat we meer gedaan krijgen dan wanneer we de hele tijd doorwerken. Als ik telefonische verkoopteams train, is mijn eerste opdracht altijd: je mag 50 minuten bellen en vervolgens houd je 15 minuten pauze. Als de verkopers dat horen, roepen ze in eerste instantie: ‘ja, maar dan haal ik mijn target niet’. Het tegendeel is echter waar, want je ziet de conversies juist omhoog gaan.”
10 minuten gefocust werken
“Wist je dat 10 minuutjes gefocust werken, gelijk staat aan 40-45 minuten werken met afleiding?”, vertelt Frans. Het klinkt mooi, maar hoe kan je je focussen als je steeds weer nieuwe mensen aan de balie krijgt, de telefoon roodgloeiend staat en je ondertussen ook nog ‘even’ verschillende e-mails moet versturen. “Mensen die geen controle over hun eigen agenda hebben, zeggen vaak dat ze het gevoel hebben te worden geleefd. De grote uitdaging is dan: hoe vermijd je die stress. Het eerste wat je moet doen, is voor jezelf vaststellen wat het kleinst mogelijke tijdsplan is dat je zonder afleiding kunt werken en alleen maar gefocust bent op het werk dat je moet doen. Ook al is dat maar tien minuten, gebruik die tien minuten dan om een ding te doen dat voor jou op dat moment het allerbelangrijkste is. In die tien minuten schakel je echt al het andere uit. Dus geen facebook, geen twitter, geen e-mail of wat dan ook. Je zult verbaasd staan van wat je in die tien minuten hebt bereikt!”
Vergader niet in de ochtend
Breinvriendelijk werken betekent ook kijken naar de momenten waarop je wat doet. Frans: “Volgens het breinritme werken, betekent dat je optimaal gebruik maakt van je hersenen op het moment dat ze het meest geschikt zijn om een bepaalde activiteit te doen. De meeste kantoorvergaderingen zijn vaak in de ochtend gepland. Dat is niet verstandig. De ochtend is het moment dat het brein heel actief is. Juist dan moet je mensen de tijd geven om aan de slag te gaan met het maakwerk.
‘s Middag is praattijd. In de middag zijn de hersenen niet goed in analytisch werk. Ze willen dan veel liever het persoonlijke contact aangaan, gesprekken voeren, of juist heel creatief bezig zijn. Plan vergaderingen dus in de middag want dan heeft het brein daar het juiste ritme voor. Een programmeur kan beter ’s morgens aan de slag, terwijl de middag weer handiger is voor een tekstschrijver die iets creatiefs moet neerzetten.”
Visueel, kinesthetisch of auditief ingesteld?
Wil je breinvriendelijk werken, houd er dan ook rekening mee of je visueel, auditief of kinesthetisch bent ingesteld. Frans: “Iemand die visueel is ingesteld zal geen last hebben van een grote ruimte met heel veel geluid. Iemand die auditief is ingesteld zal in diezelfde ruimte gek van de stress worden. Andersom geldt dat een auditief persoon totaal geen hinder heeft van een plek voor een raam met uitzicht op een drukke straat waardoorheen allerlei mensen lopen, terwijl een visueel persoon hierdoor constant wordt afgeleid. Iemand die intern kinesthetisch is ingesteld, heeft een werkplek nodig die zijn of haar gevoel op de juiste manier aanspreekt. Dat kan bijvoorbeeld door middel van een moodboard, de juiste plant, of wat dan ook. Het kan ook zijn dat de omgeving niet zoveel uitmaakt maar dat men niet goed kan stilzitten. Deze mensen zijn dan extern kinesthetisch ingesteld. Ze hebben beweging nodig als ze ergens over willen nadenken of een beslissing moeten nemen. Dan willen ze even kunnen opstaan en kunnen rondlopen. Vaak verbazen collega’s zich erover als zo iemand een X aantal keren opstaat om weer koffie te halen, of weer naar de waterkoeler of het toilet te gaan. Voor deze mensen werkt dat het prettigste, maar je begrijpt dat als je zo iemand neerzet op een plek waar hij recht in het gezichtsveld zit van een visueel ingesteld persoon dat die daar knettergek van wordt. Als je eenmaal weet hoe je zelf bent ingesteld of hoe de ander is ingesteld, kan je daar zeker met de flexibele werkplekken die we tegenwoordig hebben, goed rekening mee houden. Maar ook vaste plekken kan je op basis van dit gegeven aanpassen.”
Meer informatie over de werking van het brein krijg je van Frans op 22 november a.s. op het Hét Afdelings- en Medisch Secretaressecongres >