01-07-2018 – Een halfuur per week tijd besparen, minder stress, meer structuur en vooral ook rust in je hoofd. Volgens Michiel van der Arend, trainer bij AVK Trainingen, een organisatie die gespecialiseerd is in trainingen op het gebied van slimmer werken, kan het allemaal. De truc is er vooral voor te zorgen dat aan het einde van de dag je inbox met mails leeg of vrijwel leeg is. Hoe dat moet, legt hij graag uit.
Door Ellen Smink
Een lege inbox aan het eind van de dag. Het klinkt als een utopie.
“Het streven is inderdaad om aan het eind van de dag de inbox zo leeg mogelijk te laten zijn. Dat betekent dat je een methode moet gaan bedenken om e-mails meteen weg te werken. Wegwerken betekent of weggooien, of doorsturen naar een ander, of verplaatsen naar een andere map, een actiemap. We zien dat veel mensen hun inbox als een soort to-do lijst gebruiken. Als je al die mails in je inbox laat staan, bepalen die elke dag opnieuw jouw actielijst. Dat willen we niet.”
Maar al die mails blijven je inbox binnenstromen
“Het moment dat een e-mail binnenkomt, is meteen ook een schift- en beslismoment. Zodra er een e-mail binnenkomt, bepaal je wat je daarmee gaat doen. Als je binnen twee minuten een mail kunt afhandelen, doe je dat gelijk en gooi je vervolgens die mail weg. Heb je meer tijd nodig, dan moet je daarvoor tijd reserveren. Als dat het geval is, maak je er een taak van, verplaats je de mail naar een actiemap en plan je er tijd in je agenda voor.”
Staan die actiemappen ook in je Outlook?
“Dat wel, maar niet meer in je inbox. Het blijkt dat als je een mail in je inbox laat staan je dat bericht gemiddeld 4 á 5 keer leest. Uiteindelijk komt zo’n bericht dus een aantal malen langs, terwijl je er niets mee doet. Dat kost niet alleen tijd maar het verstoort ook je ritme omdat het in je hoofd blijft hangen. Zo’n mail moet gewoon weg. Wij adviseren maximaal 10 mappen. Zo kan je een actiemap maken met bijvoorbeeld: ‘Dringende Acties’. Dat zijn acties die je snel wilt uitvoeren. Een andere map kan zijn: ‘Wachten op Antwoord’; je kunt de mails die je daarnaartoe verplaatst pas verwerken als je informatie van een ander persoon hebt. Verder kan je een map ‘Lezen’ maken voor alles wat je op een later tijdstip wilt lezen; denk bijvoorbeeld aan nieuwsbrieven. Ook kan je denken aan een map ‘Archief’. Daarin plaats je mails die je al hebt afgehandeld en in feite weg kunnen, maar die je voor de zekerheid nog even wil bewaren. Die map is een soort van pre-prullenbak.
Het verplaatsen van binnenkomende mails naar actiemappen kan je overigens versnellen door een aantal snelle stappen aan te maken. Door middel van een simpele knip op een knop wordt dan een aantal vaste, van te voren bedachte, handelingen uitgevoerd. Een andere methode is het werken met categoriekleuren, waardoor je, als je iets wil opzoeken, alleen maar naar berichten in een bepaalde kleur hoeft te kijken.”
In plaats van een volle inbox, heb je volle actiemappen. Wat is het verschil?
“Nee, want het is de bedoeling dat de mail uit die actiemap verdwijnt zodra je een actie hebt uitgevoerd. Outlook is een communicatietool en geen archief om mails te bewaren. Het is een persoonlijk programma dat vasthangt aan jouw eigen inloggegevens. Als jij naar een andere baan gaat, wordt je Outlook opgeheven en is alle informatie weg. Daarom is Outlook ook geen plek om dingen te bewaren. Alles wat te maken heeft met het bedrijf waar je werkt en dat belangrijk is om bewaard te worden, moet je uit Outlook weghalen. Zorg dat die belangrijke informatie ergens centraal komt te staan, zoals op een gedeelde netwerkschijf, of in SharePoint, of bijvoorbeeld in het patiëntendossier.”
Het lijkt zo logisch, waarom zijn er dan nog steeds zoveel overvolle inboxen?
“Omdat Outlook een programma is dat door de meeste mensen zelf is aangeleerd. Je gaat aan de slag en neemt niet de moeite om door te nemen hoe zo een programma werkt. Het programma kent allerlei gereedschappen. Met een paar simpele tips kan je Outlook voor je laten werken. Mensen worden vaak geleefd door hun inbox. Je moet de zaak omdraaien. Jij bent de baas, jij bent er om die inbox te structureren en niet andersom.
Op het moment dat je je Outlook op orde hebt en weet waar je iets kan terugvinden, levert dat ook rust op in je hoofd. Je hebt meer structuur. Je kunt je energie dan gebruiken voor dingen die echt belangrijk zijn in plaats van alsmaar door je inbox te gaan. Zonde van je tijd! Als je onze Outlook tips en tricks toepast, betekent dat minimaal een halfuur tijdwinst per week. Een halfuur lijkt misschien niet veel, maar bedenk maar eens wat je in dat halfuur nog allemaal kunt doen. Plus: je hebt een stuk minder stress!”
Tijdens het Afdelings- en Medisch Secretaressecongres op 22 november a.s. verzorgt Michiel van der Arend de workshop ‘Slimmer e-mailen met Outlook’, waarbij je leert hoe je effectief en efficiënt om kunt gaan met e-mail. Ook krijg je tijdens de workshops tips om je Outlook-agenda beter te beheren.