Verleiden, vasthouden en motiveren
‘Moderner schrijven’ is de titel van de workshop die schrijftrainer en schrijfcoach Judith Winterkamp tijdens hét Secretaressecongres op 14 april gaat geven. In dit artikel vertelt zij wat ze daaronder verstaat. Ook krijg je tips waarmee je direct aan de slag kunt.
Tekst Ellen Smink
Een aantrekkelijke tekst is een tekst die verleidt, vasthoudt en motiveert om verder te lezen, is de stellige overtuiging van Judith Winterkamp. “De tijd dat een secretaresse door de lengte van een tekst, lange zinnen en moeilijke woorden indruk maakte, ligt ver achter ons. Vroeger dacht men dat je een andere taal moest hanteren zodra je ging schrijven. Woorden moesten opeens ouderwets, ingewikkeld en hoogdravend zijn. Dat is niet meer van deze tijd. Zo’n oubollige en ingewikkelde schrijfstijl komt afstandelijk over. Dat vinden lezers niet fijn. Heb je een informeel contact met iemand en je schrijft in een mail: ‘gaarne doe ik u dit of dat toekomen’, dan denkt de lezer: hallo we kennen elkaar toch, we hebben elkaar vanochtend nog gesproken. Dat betekent overigens niet dat je in popiejopie-Nederlands moet schrijven. De beste schrijfstijl is de stijl die past bij je relatie die je met je lezer hebt.”
Moderner schrijven dus, maar hoe dan?
Judith: “Wat ik in de workshop wil overbrengen, is hoe je met zo min mogelijk moeite en in zo min mogelijk tijd een zo goed mogelijke tekst schrijft. Iedereen heeft het druk, ook de medisch secretaresse. Dus wil je een tekst zo efficiënt mogelijk schrijven. Bovendien is de lezer veranderd. Die leest de meeste teksten digitaal. Een digitale lezer leest niet echt, die scant: wat moet ik doen, wat moet ik weten? Zodra hij denkt te weten wat hij moet doen of moet weten, is hij weer vertrokken naar de volgende mail. Het is dan ook belangrijk dat je schrijft vanuit het perspectief van de lezer. Bedenk wat de lezer wil weten, en niet zozeer wat jij over wil vertellen. Ook dat is moderner schrijven: de lezer centraal zetten. Dit noemen we kernboodschapgericht schrijven. Prettig voor de lezer én zeer efficiënt voor jou als schrijver.”
Hoe bouw je je mail of brief dan verder op?
Judith: “Eerst formuleer je de kernboodschap in één zin. Dan bedenk je wat de lezer nodig heeft om die boodschap te accepteren of om te doen wat je vraagt. Bijvoorbeeld: als ik mijn lezer vraag dit te doen, welke informatie heeft hij dan nog nodig? Of, als ik dit zeg, wat wil mijn lezer dan als eerste weten? Handig hierbij zijn de basisvragen uit de journalistiek: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe. Schrijven vanuit de kernboodschap noemen we ook wel piramidaal schrijven. De piramidestructuur kun je voor elke tekstsoort gebruiken. Behalve voor een mop of spannend boek natuurlijk, dan wil je de ontknoping natuurlijk pas op het eind.
Val je met een slechtnieuwsbrief ook meteen met de deur in huis? Dat lijkt me nogal bot.
Judith: “Bij slecht nieuws begin je altijd met een neutrale inleiding. Na de inleiding volgt de kernboodschap. Ik zie nog steeds mailschrijvers die een negatieve boodschap het liefst onderaan in een e-mail zetten. Ze zijn ervan overtuigd dat ze slecht nieuws zo omfloerst mogelijk moeten brengen. Waarom? Het moment dat je lezer het slechte nieuws leest, komt hoe dan ook. Als je dat pas doet nadat je hem allerlei andere dingen hebt verteld, bestaat de kans dat hij geïrriteerd raakt en denkt: zeg dat dan meteen. Slecht nieuws op een lezersvriendelijke manier brengen, doe je bijvoorbeeld door transparant te zijn.” “Trouwens, een inleiding schrijven is niet zo moeilijk. Je begint met de aanleiding. Daarna vertel je wat het onderwerp van je brief of mail is en daarna vertel je wat deze tekst komt doen. Dat is het doel van de tekst. Het doel formuleer je bijvoorbeeld door de zin: in deze mail leest u … of, hieronder beschrijf ik …
Hoe zit het nou met die oubollige woorden en ingewikkelde zinnen?
“Voor elke tekst geldt: schrijf zoals je tegen de lezer zou praten in een zakelijk telefoongesprek. Ik noem dat ook wel verzorgde spreektaal. Met wat kleine aanpassingen is dat vaak de juiste stijl voor de tekst.”
Heb je nog een gouden schrijftip?
Judith: “Haal de emotie uit je mail. Blijf altijd beleefd en correct, zelfs als je boos bent. Emotie en inhoud moet je absoluut scheiden. Je bent professional dus moet je je professioneel gedragen, ook in je mail. Soms betekent dat dat je eerst een rondje om het gebouw moet lopen voordat je de mail kan gaan schrijven. En wat ook helpt: houd je op de feiten.”
Tot slot: wie is Judith Winterkamp?
Judith: “Ik ben moeder van twee studerende kinderen die beiden op kamers wonen. Na mijn studie Nederlands met als tweede richting tekstwetenschappen en communicatie gaf ik les op een ivmbo-school. Leuk werk, maar pittig met kleine kinderen thuis. Ik stopte met lesgeven en startte op 1 september 2001 mijn eigen taaladviesbureau. Ik geef allerlei trainingen, zoals Notuleren, Creatief zakelijk schrijven, de Nieuwe Spelling, Brieven en e-mails schrijven en Snellezen. Van mijn besluit om zzp’er te worden heb ik geen moment spijt gehad. Ik vind het heerlijk om schrijvers uit de profit- en non-profitsector te helpen hun teksten makkelijker en beter te schrijven. Ik kijk dan ook uit naar het Secretaressecongres in april. Daar geef ik de workshops Moderner schrijven en Notuleren voor de medisch secretaresses en secretaresses in de zorg.”