In ‘De werkdag van …’ vertelt een secretaresse over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Anita Hunter. Anita is secretaresse Klinische Farmacie bij VieCuri Medisch Centrum (VieCuri MC), locatie Venlo. Wat ze daar zoal doet? Veel! Lees haar verslag van een willekeurige werkdag.
Tekst Ellen Smink
Wie is Anita Hunter?
Anita Hunter is 56 jaar, getrouwd en moeder van een dochter van 24 en een zoon van 22, beiden thuiswonend. Anita werkt sinds mei 2004 als secretaresse in het VieCuri MC in Venlo, de eerste vier jaar voor het bureau Raad van Bestuur, vervolgens vijf jaar op de Intensive Care en nu alweer 9,5 jaar op het secretariaat van de Klinische Farmacie. Voor haar gezondheid doet ze wekelijks aan Pilates. Elke vrijdagochtend gaat ze extra vroeg uit de veren om, voor ze naar haar werk gaat, een flink aantal baantjes in het zwembad van Blerick te trekken. Naast haar werk, werkt Anita als zorgvrijwilliger bij een hospice. Ook is ze bezig met een bacheloropleiding Europese Studies. “Het is een leuke, interessante opleiding. Het is alleen een beetje lastig om in de omgeving waar ik woon werk te vinden wat met deze studie verband houdt. Dan zou ik naar Brussel of Den Haag moeten en dat is geen optie. Ik zie de studie meer als algemene ontwikkeling en verdieping voor mezelf.”
Van 32 naar 28 uur
“Tot iets meer dan een jaar geleden werkte ik 32 uur per week op de afdeling Klinische Farmacie. Ik ben toen teruggegaan naar 28 uur per week, om daarnaast vier uur per week te kunnen werken als secretaresse bij het Netwerk Palliatieve Zorg (NPZ). Hoewel ik die vier uur in de regel zelf kon invullen, merkte ik toch dat het lastig te combineren was met mijn baan als secretaresse bij de Klinische Farmacie, omdat het werk teveel door elkaar liep. Per 1 oktober jl. ben ik daarom gestopt met het werk voor het NPZ en werk ik weer alleen voor de afdeling Klinische Farmacie. Ik ben de enige secretaresse op de afdeling. De vier uur die ik voor het werken bij het NPZ heb ingeleverd, heb ik vooralsnog niet teruggekregen. De hoeveelheid werk is hetzelfde gebleven als toen ik hier 32 uur per week werkte en het is de vraag of ik het nu in die 28 uur red. Ik kijk het een maand of vier aan en als ik merk dat het echt niet gaat lukken – en ik achter de feiten blijf aanlopen – ga ik hierover in gesprek met mijn leidinggevende.”
Een willekeurige werkweek
“Hiërarchisch gezien, heb ik maar één baas en dat is de manager bedrijfsvoering Klinische Farmacie. In de praktijk doe ik het meeste voor de medisch leider van de afdeling. Misschien dat het straks anders wordt. De huidige manager gaat eind van dit jaar met pensioen en haar opvolgster is net begonnen. Wellicht dat zij straks dingen anders geregeld wil hebben. Een groot deel van mijn tijd ben ik bezig met agendabeheer. Er werken circa 150 mensen binnen de apotheek. Naast de medisch leíder en de apothekers bestaat het team uit apothekers in opleiding, stafmedewerkers, apothekersassistenten, analisten en farmaceutische medewerkers. Mijn functie is die van afdelingssecretaresse, maar het gros van mijn werk doe ik voor het management en voor de vakgroep. Ik plan voornamelijk overleggen voor de medisch leider van de afdeling, de apothekers en de apothekers in opleiding. Dit kan een bilateraal overleg zijn met apothekers, overleggen over opleidingen, bedrijfsvoering of individuele afspraken voor de medisch leider met collega’s van andere afdelingen. Daarnaast onderhoudt de medisch leider contact met vertegenwoordigers van de farmaceutische industrie, daar zij over de inkoop van geneesmiddelen gaat. Ook is ze hoofd van de Afdeling Kwaliteit en Veiligheid. Deze afdeling heeft een eigen secretaresse met wie ik de afspraken voor wat betreft de agenda van onze medisch leider afstem.”
Notuleren voor commissies
“Naast het plannen van overleggen, notuleer ik voor een aantal commissies. Dat doe ik onder andere voor de geneesmiddelencommissie van VieCuri die gemiddeld vijf keer per jaar bijeenkomt en voor de Geneesmiddelencommissie Farmacotherapiebeleid van de GGZ-instelling Vincent van Gogh (VvG). Een van de grotere locaties van het Vincent van Gogh is ‘fysiek’ verbonden met het VieCuri MC Venlo; de hoofdingang van het ziekenhuis geeft tevens toegang tot het VvG. Op het Spoedplein van het ziekenhuis is ook een zelfstandige Dienstapotheek gevestigd. Ik verzorg het secretariaat van het Bestuur van de Stichting Dienstapotheken Noord-Limburg. Het bestuur vergadert ongeveer vijf keer per jaar. De vergaderingen worden door mij, in samenspraak met de secretaresse van de voorzitter van dit bestuur, gepland en ik zorg voor de verslaglegging van deze vergaderingen.
Invloed van corona
“Vanwege corona is het in de apotheek drukker dan normaal. Ook onze medisch leider heeft het veel drukker, onder andere omdat ze deel uitmaakt van de crisisorganisatie in ons ziekenhuis. Voor mijn werk heeft corona nauwelijks invloed, al merk ik dat collega’s die er wel mee te maken hebben soms een korter lontje dan normaal hebben. Ik kan niet vanuit thuis werken. Dit is lastig in verband met de secretariaatstelefoon die ik moet ‘bemannen’. Veel telefoontjes kan en moet ik zelf afhandelen. Ik zou mijn werktelefoon technisch gezien wel kunnen doorschakelen naar mijn mobiel, maar als ik een telefoontje heb voor een van mijn collega’s, kan ik de beller niet doorverbinden. Wij hebben een kantoortuin met aparte kantoortjes voor de apothekers. Ik zit apart van andere mensen in een open ruimte aan een soort van balie. Ik kan dus prima en onbevangen op locatie werken, zonder dat ik mij grote zorgen hoef te maken dat ik op het werk word besmet.”
Steeds drukker
In de afgelopen 9,5 jaar dat ik hier werk, is er qua type werk niet zo heel veel veranderd. Wel is het steeds drukker geworden. Het is altijd druk en ik ben nooit klaar. Ik heb een to-do-boekje. Daar staan vooral overleggen/afspraken in die ik nog moet plannen. Dat zijn bijvoorbeeld vergaderingen die iedere maand of ieder kwartaal structureel terugkeren maar nog niet zijn door gepland, of waar ik nog vergaderruimtes voor moet regelen. Deze overleggen heb ik ook in een apart bestand/overzicht verwerkt. In het boekje zet ik een datum wanneer ik iets gedaan wil hebben. Vaak loop ik achter de feiten aan, omdat er allerlei dingen tussendoor komen. En ja, dat is soms frustrerend. Ik vind het lastig om aan te geven wat ik eraan kan doen om te zorgen dat mijn planning gestructureerder verloopt. Vaak heb ik de intentie om bovenaan het lijstje te beginnen, maar dan komen er toch weer nieuwe dingen bij. Natuurlijk kan ik zeggen: ik zet dit onderaan mijn lijstje, maar sommige dingen moeten ad-hoc gebeuren, dus doe je die toch eerst. Ik laat niet over me heen lopen, maar ben wel behoorlijk – en wellicht soms te – dienstbaar. Misschien moet ik iets vaker ‘nee’ tegen mensen zeggen. Of: dit lukt mij nu even niet, kan dit ook tot morgen wachten? Ik heb sterk de neiging om mensen meteen te helpen. Dat is niet altijd haalbaar, want daardoor blijven andere dingen liggen die ook moeten gebeuren. Gelukkig raak ik er niet van in de stress. Qua karakter ben ik niet iemand die zich snel gek laat maken. Voordat ik in het ziekenhuis kwam, werkte ik zeventien jaar bij een bank. Daar werd ik door mijn collega’s Iron Lady genoemd, omdat ze vonden dat ik in gesprekken met klanten die aan de balie kwamen altijd zo rustig en vriendelijk bleef, ondanks dat sommige cliënten niet altijd even aardig tegen mij waren. ”