In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Desiree Roelevink. Desiree werkt als medisch secretaresse op de polikliniek van Revalidatiecentrum Vogellanden in Zwolle. Wat ze daar zoal doet? Veel! En, geen dag is hetzelfde. Lees haar verslag van een willekeurige werkdag.
Tekst Ellen Smink
Wie is Desiree Roelevink?
Desiree Roelevink is 52 jaar, getrouwd en moeder van een dochter van 20 en een zoon van 18. Ze begon haar carrière in het bedrijfsleven, stopte tijdelijk om voor haar kinderen te zorgen en liet zich zes jaar geleden bij Schoevers omscholen tot medisch secretaresse. Als onderdeel van haar studie liep ze een dagje mee bij de Maatschap Chirurgie van het Ziekenhuis St Jansdal. Dat klikte zo goed dat ze een week later al werd gebeld of ze tijdelijk voor een zieke collega wilde invallen. Het werk was precies wat Desiree wilde en dus besloot ze ook haar volgende stap richting de zorg te zetten. Ruim drie jaar geleden begon Desiree als medisch secretaresse bij de kliniek van Revalidatiecentrum Vogellanden. Twee jaar later stapte ze over naar de polikliniek. Daar werkt ze nu drie dagen per week. Haar hobby’s zijn hardlopen en vooral ook de zorg voor haar dieren, waaronder twee pony’s. “We wonen in een verbouwde boerderij. Die pony’s zijn de eerste pony’s van mijn dochter. Ik heb ze nooit weg kunnen doen, dus mogen ze hier hun oude dag verslijten. Voor ik naar mijn werk ga, voer ik ze en breng ik ze naar het land. Als ik ’s avonds thuis kom maak ik de stallen schoon voor de nacht en haal ze weer van het land.”
Een willekeurige werkdag
“Mijn werkdag begint om acht uur en houdt officieel op om half vijf, maar in de praktijk wordt het vaak wat later. Deze baan vergt flexibiliteit en geen 9 tot 5 mentaliteit. Ik werk parttime en ik heb liever dat ik alles goed achterlaat dan dat mijn collega’s de volgende dag eerst moeten uitzoeken hoe of wat. Op de polikliniek werken we met zes medisch secretaresses. Per dag zitten hier drie secretaresses, al komt het, afhankelijk van de extra spreekuren, ook voor dat we met vier secretaresses zitten. We vormen samen een heel sterk team dat goed op elkaar is ingespeeld en ook veel voor elkaar doet.”
Geen dag hetzelfde
“Bij ons is echt geen dag hetzelfde. Het begint ermee dat een revalidant door een specialist of de huisarts bij ons op de polikliniek wordt aangemeld. Wij schrijven die revalidant in. Daarna gaat de aanmelding naar de revalidatiearts die gaat beoordelen of degene die is aangemeld geschikt is voor revalidatie in Vogellanden. Vervolgens nodigen wij de revalidant uit voor een intakegesprek bij de revalidatiearts en zorgen we dat alle stukken die daarbij horen, waaronder een uitgebreide vragenlijst, op orde zijn. Als het intakegesprek tussen de revalidant en de arts heeft plaatsgevonden wordt op basis van dit gesprek een behandelplan op maat opgesteld. Daarin staat voor welke therapieën de revalidant bij ons komt voor bijvoorbeeld fysiotherapie, ergotherapie, maatschappelijk werk of psychologie. Daarna heeft een van de secretaresses nog een nagesprek met de revalidant om het dossier volledig te maken. Tijdens dat gesprek informeren we de revalidant onder andere over taxivergoeding en wanneer en hoe ze het rooster kunnen inzien per email of in ‘Mijn Vogellanden’, een online portaal waarin ze hun afspraken, persoonlijke gegevens en behandelplan kunnen bekijken. Ook kunnen ze direct hun voorkeursdagen aangeven, zodat de therapieën voor de revalidant goed in te passen zijn met het werk en/of gezinsleven. Het definitieve behandelschema wordt door de afdeling planning gedaan. Wij maken hier het rooster voor de artsen.”
Acht plus
“Als medisch secretaresses bereiden we alle behandelplanbesprekingen voor. Ook zitten we bij de behandelplanbesprekingen van de revalidatiearts en het behandelteam. De revalidant is daar zelf eveneens bij aanwezig en kan zijn/haar behoeften aangeven. Tussendoor komen de revalidanten regelmatig bij ons aan de balie. Dat kan voor een poligesprek met de revalidatiearts zijn, of voor het schoenenspreekuur of technisch spreekuur. Als secretaresse maken we alle nieuwe afspraken en zetten eventuele vragen door naar de artsen, of handelen die waar mogelijk zelf af. Wij werken met zes secretaresses, maar eigenlijk is dat nog te weinig. We hebben acht specialisten (revalidatieartsen en arts-assistenten) op de polikliniek en de aanmeldingen blijven maar binnenstromen. Dat we zoveel aanmeldingen krijgen komt door onze regionale functie en omdat we goed bekend staan als het om ons zorgaanbod gaat. We hebben korte toegangstijden en scoren zowel op patiënttevredenheid als de werknemerstevredenheid een ruime acht.”
Revalidant centraal
“Het leukste van mijn werk vind ik dat je van begin tot eind betrokken bent bij het revalidatieproces. Ook hebben we de taak de revalidanten zoveel mogelijk te ontzorgen zonder dat zij de regie afstaan. Ze hebben al zoveel aan hun hoofd dat ik me heel goed kan voorstellen dat ze vaak in de war raken van alle dingen eromheen, zoals een probleem over de vergoeding van vervoerskosten. Wij pakken dat dan voor de revalidanten op, of wijzen ze in de richting waar ze naar toe kunnen. We hebben niet alleen een administratieve maar ook een sociale functie. De revalidant staat bij ons echt centraal. Als iemand bijvoorbeeld binnen ons centrum naar een nieuwe plek moet, dan laten we hem niet dwalen, maar begeleiden hem. Die betrokkenheid geldt trouwens voor iedere werknemer bij Vogellanden, ongeacht of je nu arts, fysiotherapeut of secretaresse bent.”
Blij gevoel
“Juist doordat je van begin tot het eind bij het hele revalidatieproces betrokken bent, leef je ook erg mee. Bij elke behandelplanbespreking worden doelen gesteld. Het is mooi om te zien als die gehaald worden. Sommige mensen komen heel slecht binnen, maar als ze dan naar een poos weer lopend het centrum verlaten, geeft dat een heel blij gevoel. We werken achter ons bureau en spreken elke ochtend en middag af wie van de secretaresses er baliedienst heeft en de revalidanten die aan de balie komen te woord staat. Het is een hele dynamische baan waarbij je goed moet kunnen schakelen. Ik kan op weg naar mijn werk wel bedenken wat ik die dag ga doen, maar het loopt vaak anders. Vanochtend was ik nog geen vijf minuten binnen of de telefoon ging al. Je krijgt vragen van revalidanten en ook de artsen komen met vragen binnen. Je moet dus wel kunnen schakelen, maar ook de rust en controle bewaren. Voor mij is dat de uitdaging van dit werk die ik zo leuk vind.”