06-10-2018 – In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Mirjam van der Zwan, secretaresse bij het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG), een wetenschappelijke vereniging waarvan het merendeel van de Nederlandse huisartsen lid is. Het NHG houdt zich onder andere bezig met wetenschappelijk onderzoek naar huisartsgeneeskundige onderwerpen en de toepassing daarvan in de praktijk, stelt richtlijnen (standaarden) voor huisartsen op en organiseert nascholingscursussen en workshops. Mirjam werkt bij de afdeling Richtlijnontwikkeling en Wetenschap.
Door Ellen Smink
Wie is Mirjam van der Zwan?
Mirjam van der Zwan is geboren en opgegroeid in de zilverstad Schoonhoven, 47 jaar en vrijgezel. In haar vrije tijd is zij het liefst in gezelschap van familie en vrienden. Uit eten gaan, een bioscoopje pakken, theater- of concertbezoek, of een weekend weg staan dan op het programma, al wordt ze ook blij van een boek lezen of een Scandinavische crimi kijken. “Mijn meest favoriete bezigheid is vakantie vieren”, geeft Mirjam ruiterlijk toe. Tussen die vakanties door werkt ze met plezier voor de huisartsen en doet ze ook nog eens vrijwilligerswerk voor het Rode Kruis en Alzheimer Nederland. Na afronding van de mbo-opleiding Secretariaat ging Mirjam direct als secretaresse aan de slag. De eerste 20 jaar bij diverse – vooral bouwadviesgerelateerde – bedrijven. Daarna besloot zij de gezondheidszorg in te gaan. Mirjam werkte onder andere bij het (voormalig) Kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg (CBO) en Alzheimer Nederland. In 2012 polste een oud-collega van het CBO die was gaan werken bij het Nederland Huisartsen Genootschap haar interesse om daar aan de slag te gaan. Mirjam zei er volmondig ja op.
Een willekeurige werkdag
Net zoals bij de secretaresses in de vorige uitgaven is ook bij Mirjam geen werkdag hetzelfde. Daarom hierbij het verslag van een willekeurig gekozen werkdag.
08.00 – 12.00 uur: literatuurlijst checken, agendabeheer, voorbereidingen vergadering
“Ik vind het prettig om vroeg te beginnen, dus ik ben meestal als eerste van ons secretariaat (vier secretaresses en twee managementassistentes) op kantoor. De dag begint voor mij met een kop koffie halen. Dan lees ik mijn mails door, bepaal met welke mails ik deze dag iets moet doen en werk mijn to-dolijst bij. Op dit lijstje staat ook het checken van literatuur van de richtlijn ‘Infectiepreventie in de huisartsen- en verloskundigenpraktijk’. In de literatuurlijst en de richtlijn wordt verwezen naar artikelen en websites. Van een groot aantal verwijzingen blijken de links veranderd. Het is mijn taak om dit te controleren. De wijzigingen verwerk ik en stuur ik door naar onze afdeling webbeheer zodat aanpassing op onze website kan plaatsvinden.”
Uitzoekwerkje
“Voor twee teamleiders moeten de werkoverleggen met de stafleden worden ingepland t/m december en in de agenda’s worden opgenomen. Dit is een echt uitzoekwerkje omdat niet iedereen dezelfde werkdagen heeft, maar ik hou van puzzelen. Via outlook worden de werkoverleggen ingepland en een vergaderkamer aangevraagd.”
Voorbereiden vergadering
“Vanavond is er een vergadering van de NAS (NHG-Adviesraad Standaarden). De NAS adviseert de afdeling Richtlijnontwikkeling en Wetenschap over de ontwikkeling van standaarden. Alle benodigde stukken voor de vergadering bereid ik voor. De NAS is ook op zoek naar nieuwe leden. Er is een sollicitatieprocedure in gang gezet en ik maak van de binnengekomen reacties op de vacature een overzicht en stuur een ontvangstbevestiging naar de geïnteresseerden met toelichting over de vervolgprocedure.”
12.00 – 13.30 uur: lunchbijeenkomst Privacy- en Informatiebeveiliging
“Binnen het NHG worden er regelmatig lunchbijeenkomsten georganiseerd waarbij iedereen die geïnteresseerd is kan aanschuiven. Vaak komen er dan huisartsgeneeskundige onderwerpen aan de orde. Dit keer gaat het over privacy- en informatiebeveiliging. Omdat ik veel omga met gegevens van onze leden, deelnemers van werkgroepen, medewerkers en relaties heb ik mij hiervoor opgegeven. De bijeenkomst is interessant. Het betekent ook een stukje bewustwording van welke risico’s er kunnen zijn, wat ik kan veranderen daarin en wat ik moet doen als er een incident in de beveiliging van persoonsgegevens wordt gesignaleerd.”
13-30 – 15.30 uur: opstartfase, controlefase
“De Standaarden Astma en COPD zitten in de opstartfase. Een aantal huisartsen (maar vaak ook specialisten en patiënten) formeert een werkgroep die in een aantal bijeenkomsten gaat bekijken welke aanpassingen er nodig zijn. Als secretaresse ondersteun ik het project van begin tot eind. Ik verstuur een bevestigingsmail aan alle deelnemers met een datumprikker voor een eerste bijeenkomst en leg de conceptdata vast in de agenda’s van de collega’s die hierbij aanwezig zijn.
De Standaard Borstkanker wordt opgenomen in het te publiceren standaardenboek 2018. De conceptdrukproef ligt klaar en ik neem deze nog een keer door. Ik haal er een aantal foutjes en verkeerde afbrekingen uit en geef dat door aan mijn collega die het kortsluit met onze drukker.”
15.30 – 16.30 uur: laatste dingen en dan naar huis
“De NAS-vergadering start om 16.30 uur. Ik zorg dat in de vergaderkamer de laptop voor notuleren en de computer met scherm voor presenteren klaar staan voor gebruik, leg de te bespreken stukken klaar, check of de catering in orde is en neem de laatste ontwikkelingen door met mijn collega die de vergadering als secretaris en notulist ondersteunt.”
“Volgende week neemt een collega afscheid. Het is gebruikelijk een leuk A4-tje te maken voor een afscheidsboek. Een opzetje had ik al gemaakt, maar ik zet nog even de laatste puntjes op de i, plak er een grappig plaatje bij en stuur het door naar mijn collega die het afscheid organiseert. Tijdens het afsluiten van mijn computer vraagt een collega of ik deze week nog een brief de deur uit kan doen naar de samenwerkingspartners van een project over een goedkeuringsprocedure. Ik schrijf de actie snel op een post-it voor morgen. Ik wens iedereen een fijne avond en vertrek in mijn auto met een glimlach en al meezingend met de radio richting huis. Het was namelijk een lekkere werkdag!”