“Het vak van secretaresse zal nooit verdwijnen. Het zal wel blijven veranderen.”
Tijdens Hét Secretaressecongres geeft Inge Verweij van AVK Training & Coaching weer de workshop ‘Verrassende en Vernieuwende Outlook-tips speciaal voor de secretaresse’. Toch doen we haar te kort om haar alleen Outlook-expert te noemen. Inge Verweij weet ook alles van MS Teams, OneNote, Microsoft 365, digitaal archiveren en specialiseerde zich in moderne methodieken als Agile, Scrum, Kanban en Lean voor managementondersteuners. Voordat ze trainer/coach werd, werkte ze zelf als managementassistent en directiesecretaresse. Juist die ervaring maakt dat ze weet waaraan secretaresses in de zorg behoefte hebben. Hoogste tijd voor een interview!
Tekst Ellen Smink
Haar workshops tijdens Hét Secretaressecongres worden door de deelnemers iedere keer weer met een hoog cijfer beoordeeld. Niet zo verwonderlijk, gelet op het enthousiasme waarmee Inge presenteert. Toch is dat niet de enige reden waarom haar workshops zo hoog scoren. “Ze spreekt onze taal”, zei een van de aanwezige secretaresses tijdens het congres van april. “Ze weet wat ons kan helpen in ons werk.” Inge Verwey reageert verheugd als we haar de reactie doorgeven. “Ik weet waar secretaresses in hun werk tegenaan lopen. Ik zorg er altijd voor dat mijn workshops niet alleen actueel zijn maar ook zijn toegespitst op de doelgroep. Het vak van secretaresse is een specifiek vak en dat vraagt om specifieke vaardigheden die voor andere functies niet altijd nodig zijn.”
Bijblijven in je vakgebied
“Om het vak goed te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat secretaresses bijblijven in hun vakgebied”, is Inge’s overtuiging. “Niet alleen qua nieuwe mogelijkheden en ontwikkelingen, maar ook qua nieuwe programma’s. Welke nieuwe programma’s zijn er en op welke manier gaan die programma’s mij helpen om mijn werk slimmer en efficiënter te kunnen uitvoeren? Op het moment dat je meer kennis hebt, kan je ook andere keuzes maken en handig gebruik maken van de mogelijkheden die de verschillende systemen jou bieden. De programma’s blijven zich ontwikkelen. Ze blijven updaten en er worden steeds weer nieuwe functies aan toegevoegd. Het is zonde als je daar niet van op de hoogte bent, want het kan je heel veel tijd besparen.”
Bijblijven bij al die vernieuwingen heeft, volgens Inge, overigens niets met leeftijd te maken, maar alles met mindset. “Je hebt er altijd voordeel van als je je blijft ontwikkelen in het vergroten van je eigen vaardigheden. Een ding is zeker: de wereld, jouw organisatie en de processen op een secretariaat zullen blijven veranderen. Het is dus geen keuze om niet mee te blijven veranderen. We zitten in een fase dat we allemaal een leven lang moeten leren om te kunnen blijven doorgroeien, want de technologie gaat gewoon verder.”
“Het vak van secretaresse is een specifiek vak en dat vraagt om
specifieke vaardigheden die voor andere functies niet altijd nodig zijn.”
Slimmer werken
Welke verrassende en vernieuwende tips kunnen we in haar workshop verwachten? Inge: “Aan de hand van herkenbare situaties laat ik zien welke mogelijkheden een systeem biedt. Het volgende herken je vast wel. Je ontvangt een uitnodiging in de agenda. Jouw manager of teamleider kan daar op het moment niet naar toe gaan, maar wil de afspraak wel zichtbaar houden in de agenda. Wat doe je dan? Als je de afspraak voorlopig accepteert, weet de organisator niet dat degene niet komt. Maar als je weigert, verdwijnt de afspraak uit de agenda. Ik heb een ontzettend handige en simpele trucom de afspraak wel in de agenda te laten staan en tegelijkertijd tijd correct af te melden bij de organisator. Een ander voorbeeld om slimmer te werken is de geïntegreerde ‘Datumprikker’ in Outlook namelijk Findtime. Je kan hier gebruik van maken als je een Microsoft 365 account hebt en hiermee kan je meerdere handelingen in één keer combineren. De data worden verstuurd, de opties worden automatisch in de agenda geplaatst, als er overeenstemming is voor een datum wordt het vergaderverzoek automatisch verstuurd en de niet gebruikte opties worden automatisch uit de agenda verwijderd. Hoe handig is dat!”
Inge’s volgende tip kan je meteen al toepassen. “Ik ontmoet vaak deelnemers die met regelmaat van de klok googelen om achter de weeknummers te komen. Met één vinkje in ‘Instellingen’ hoeft dat niet meer. Sommige organisaties kiezen ervoor om het vinkje van de weeknummers standaard aan te zetten, maar bij de meeste organisatie staat het uit. Dat kan je heel makkelijk op persoonlijk niveau aanpassen.“
Veranderende processen
Inge wil graag nog een tip meegeven. “Wees je bewust waar je druk mee bent. Weet welke processen er op het secretariaat echt toe doen en doe die zo slim en efficiënt als mogelijk. Wees niet druk met processen waarvan we nu al weten dat de technologie die op gegeven moment van ons gaat overnemen.” En de secretaresse overbodig maakt? Inge stellig: “Een secretaresse blijft altijd nodig. Het vak van secretaresse zal nooit verdwijnen. Het zal, zoals ik net al aangaf, wel blijven veranderen. Daarom is het belangrijk dat we bijblijven – maar liever nog vooruit lopen – in de nieuwe toepassingen die programma’s bieden. Daarmee help je niet alleen jezelf maar ook de rest van je team, waardoor iedereen stappen kan maken. De wereld stopt niet met ontwikkelen en stopt ook niet met veranderen. Als je er niet voor zorgt om bij te blijven, loop je steeds een beetje achter. Dan heb je het gevoel dat je vooral druk bent maar minder productief. Ik wil graag productief zijn zonder me druk te voelen.”
“De programma’s blijven zich ontwikkelen. Het is zonde als je daar niet
van op de hoogte bent, want het kan je heel veel tijd besparen.”