“Een slimme notulist doet meer aan de voorbereiding”

Schrijftrainer Judith Winterkamp over ‘Slim notuleren’

Zie je ook zo op tegen het uitwerken van de notulen van een vergadering? Dan hebben we hier een tip voor je. Met de methode ‘Slim notuleren’ van schrijftrainer en schrijfcoach Judith Winterberg heb je zo’n verslag binnen een uur af. Tijdens het Secretaressecongres geeft Judith er een workshop over. Wij kregen alvast wat tips.

Tekst Ellen Smink

Met de methode ‘Slim notuleren’ kan je, zo lezen we in de aankondiging van de workshop, een verslag binnen een uur af hebben. Dat klinkt bijna als een utopie. Vertel!
“Ja, dat klinkt wel heel aantrekkelijk hè. Kijk, een vergadering notuleren kost een boel tijd. Maar als je het slim aanpakt, dan heb je na de vergadering weinig tijd nodig om het verslag af te maken. Tijdswinst is natuurlijk geweldig. Maar ik zie vooral veel winst is de ontspanning. De stress die veel notulisten tijdens en na de vergadering hebben, die wil je niet. Door slim te notuleren win je dus niet alleen tijd, je wint ook werkplezier. Dat vind ik nog veel belangrijker.”

In hoeverre verschilt jouw methode van de ‘traditionele’ wijze van notuleren?
“Ik zie en hoor nog vaak dat notulisten de voorbereiding in hun eentje doen. Die voorbereiding bestaat meestal uit de agenda opmaken en doornemen, de vorige notulen lezen en de aangeleverde stukken lezen. Dat is natuurlijk belangrijk, maar een slimme notulist doet meer aan de voorbereiding.”

Hoe bereid je je slim op een vergadering voor?
“Slim notuleren wil zeggen dat je zoveel mogelijk werk vooraf doet. Een agendapunt begint bijna altijd met een inleiding. Dit noemen we de beeldvorming. Die beeldvorming notuleren veel notulisten tijdens de vergadering, Maar waarom? Per agendapunt kun je die beeldvorming beter vooraf schrijven. Dan kun je tijdens de vergadering goed luisteren en hoef je alleen te checken of het klopt wat je hebt geschreven.”

Waar haal je vooraf die informatie vandaan?
“Om de beeldvorming vooraf te schrijven, is natuurlijk wel wat nodig. Een voorgesprek met de voorzitter bijvoorbeeld. Veel notulisten deinzen ervoor terug maar een voorgesprek met de voorzitter is heel normaal. Je vraagt waar het agendapunt over gaat en wat het doel is. Moet er een besluit genomen worden of is het agendapunt alleen informatief? Dat is het minste wat je vooraf aan de voorzitter moet vragen.”

In de omschrijving van je workshop heb je het over het trainen van vaardigheden als hoofd- en bijzaken scheiden en verschillende onderdelen van een agendapunt herkennen. Heb je alvast wat tips?
“Zeker. Het scheiden van hoofd- en bijzaken is eigenlijk verrassend eenvoudig. Je hebt aan de voorzitter gevraagd waar het agendapunt over gaat en wat het doel is. De volgende vraag is: wat moet opgenomen worden in het verslag. Veel notulisten denken dat ze dat zelf moeten bepalen. Niets is minder waar. Je schrijft het verslag voor de vergaderaars. Dan is het wel zo handig als de voorzitter je vertelt wat zij erin willen hebben. Moet de discussie samengevat of is het besluit alleen voldoende. Echt, als je ernaar vraagt, weet je zeker dat je het verslag schrijft dat de vergaderaars willen hebben.”

En hoe herken je de verschillende onderdelen van een agendapunt?
“De verschillende onderdelen zijn de beeldvorming waar ik het net al over had, de oordeelvorming en de besluitvorming. Daarnaast heb je nog de actiepunten. Elke uitspraak die een vergaderaar doet valt onder een van deze onderdelen. Als je de discussie niet hoeft te notuleren, dan hoef je de uitspraken tijdens de oordeelvorming niet op te schrijven. De oordeelvorming is namelijk de discussie. Natuurlijk moet je de besluiten altijd opnemen in het verslag.”

En als je een discussie wel moet notuleren, hoe ver ga je dan?
“Tijdens de workshop geef ik ook tips voor het herkennen van procesinformatie en inhoudelijke info. Veel notulisten bedenken allerlei alternatieven om in het verslag te zetten wie iets zegt. Je krijgt zinnen als: Jan merkt op dat …, Marja geeft aan dat …, José zegt dat … Dit noemen we procesinformatie. Soms is het belangrijk om te weten wie iets zegt, maar meestal is dat niet zo. Natuurlijk vinden vergaderaars het prettig om hun naam in het verslag terug te lezen, maar je kunt je afvragen of een verslag daarvoor dient. Het gaat er toch om wát er gezegd woord. Dat noemen we de inhoudelijke informatie. Ik zeg niet dat je geen procesinformatie in je verslag mag opnemen, maar check of dat echt nodig is.”

Tot slot: je geeft aan dat met ‘Slim notuleren’ verslagen gelezen worden. Wordt dat anders niet gedaan?
“Ik geef nu meer dan twintig jaar notuleertrainingen. In al die jaren heb ik een paar keer een deelnemer gehad die vertelde dat ze met opzet iets geks in het verslag had gezet. Wat denk je? Geen haan die ernaar kraaide. Denk aan: donderdag om 11 uur is er taart op mijn kamer of Donald Duck is het hiermee eens. Dat zegt toch genoeg?”

Meer informatie over Slim notuleren
Wil je voor het congres nog wat extra tips over dit onderwerp? Op de website van Judith Winterkamp vind je een miniworkshop met zes videofragmenten over de methode ‘Slim notuleren’.