Is jouw team een safe zone?
De bovenstroom in een organisatie gaat over regels en procedures die bijdragen aan het succes van een opdracht, of het hebben van een vertrouwenspersoon als meldpunt bij ongeregeldheden. Waar veelal aan voorbij wordt gegaan, is de onderstroom: HOE werken we met elkaar samen? Alleen in een ideale organisatie zonder gedoe, waar de onderstroom op orde is, kan men procedures naadloos invoeren. Maar waar is dat? Overal waar mensen samenwerken ontstaan spanningen, verwacht men van de ander dat hij/zij helderziend is en durft men fouten niet toe te geven of om hulp te vragen. Psychologische Veiligheid is een belangrijk hulpmiddel, een zogenoemde ‘safe zone’ waar mensen zich durven uitspreken. Een vertrouwensbasis dat je het gevoel geeft een volwaardig en gewaardeerd lid te zijn van het team waarin je werkt. Tijdens het congres van april geeft dagvoorzitter, trainer en expert onbewuste beeldvorming, Anke van Luijt, een workshop over The BIG5 van Psychologische Veiligheid waarmee je zelf het verschil kunt maken. Hoe je dat doet, vertelt ze in dit interview.
Tekst Ellen Smink
In de aankondiging van je workshop lezen we dat we tegenwoordig 85% van ons werkend leven in teamverband doorbrengen en dat dat twee decennia geleden nog maar 30% was. Wat is het verschil?
“Voorheen werkten we vooral op een AFDELING. Dat is wat anders dan een team zoals hier bedoeld. Binnen een afdeling stuurt de manager (met eigen kantoor) vanuit controle. De leden krijgen te horen welke taak ze moeten uitvoeren, wanneer dit gereed moet zijn en bij voorkeur hoe dit moet gebeuren. Ze worden gereduceerd tot ‘handjes leveren’. Binnen TEAMS wordt juist gestuurd vanuit betrokkenheid. Teamleden wordt gevraagd mee te denken over de doelstellingen en hoe deze te bereiken. Naast hun ‘handen’ wordt actief gebruik gemaakt van hun ‘hoofd’. Immers, twee weten meer dan één. Maar ook als je nu op een afdeling werkt, is een psychologisch veilig werkklimaat van het grootste belang.”
“Psychologische veiligheid gaat niet over grote dingen.
Psychologische veiligheid gaat over je veilig verbonden voelen met een ander.”
Dat klinkt mooi, maar in de praktijk werkt het helaas niet altijd zo.
“Samenwerken gaat niet vanzelf, het blijkt in de praktijk nog best een weerbarstige en lastige klus.
Om van een team een succesvol, of nog succesvoller team te maken, heb je een zogenoemde ‘safe zone’ nodig een Psychologische Veilige vertrouwensbasis om op terug te kunnen vallen. Een ‘safe zone’ is een klimaat of cultuur waarin mensen zich vrij voelen om vragen te stellen, zich durven uit te spreken, fouten durven te maken en melden, zorgen te uiten, of om ongevraagd nieuwe ideeën aan te dragen en zorg te dragen voor een positief werkklimaat. Maar vooral het gevoel te hebben dat je een volwaardig en gewaardeerd lid bent van het team waarin je werkzaam bent. Of er in jouw team een open en veilig werkklimaat heerst, kun je toetsen aan de hand van BIG5 van Psychologische Veiligheid.”
Wat houdt de ‘BIG5 van Psychologische Veiligheid’ in?
“De BIG 5 van Psychologische Veiligheid staat voor:
- Inclusie: Voelen medewerkers dat zij er volwaardig bij horen?
- Delen: Worden fouten besproken?
- Uitdagen: Durft het team te experimenteren
- Leveren: Weet ieder individu wat zijn/haar bijdrage is aan het geheel?
- Positiviteit: Is er positieve waardering voor elkaar?
Er zijn dus vijf knoppen waaraan je kunt draaien om van jouw team een (nog) succesvol(ler) team te maken. Het verschil maak je zelf.”
“Als de onderstroom, de safe zone niet op orde is dan kan je er nog zulke mooie Lean, Scrum
of Agile managementtheorieën op los laten, maar dan gaat het niet werken.”
Hoe kan je het verschil maken als je geen leiding aan een team geeft maar, zoals de meeste secretaresses in de zorg, een ondersteunende functie hebt?
“Iedereen kan het verschil maken in het team. Daarvoor hoef je geen leidinggevende te zijn. Misschien juist niet, want iemand van hogerhand heeft vaak geen zicht op wat er op de werkvloer gebeurt. Draai daarom zelf aan de knoppen! Iemand moet immers het begin maken. Iemand moet tijdens een vergadering zeggen: ‘het valt mij op dat steeds dezelfde personen aan het woord zijn’. Iemand moet op het damestoilet tegen een roddelende collega zeggen: ‘Je staat nu wel over Marietje te kletsen, maar Marietje is er niet bij. Ik ben een goed collega van Marietje en ik vind dit niet okay’. Psychologische veiligheid gaat niet over grote dingen. Psychologische veiligheid gaat over je veilig verbonden voelen met een ander. En daarin heeft iedereen een inbreng. Die psychologische veiligheid is van wezenlijk belang voor het succes van een team. Als de onderstroom, de safe zone niet op orde is dan kan je er nog zulke mooie Lean, Scrum of Agile managementtheorieën op los laten, maar dan gaat het niet werken.”
Hoe zie je die psychologische veiligheid in combinatie met steeds groter wordende teams?
“Helaas zie ik ook dat teams, mede uit kostenoverweging, steeds groter worden. Ik ben daar geen voorstander van. Een team kan pas efficiënt zijn bij een grootte van 7 plus 2, of 7 min 2. Dit heeft te maken met het aantal relaties dat ons brein aankan. Bij dat aantal zijn we in staat om werkelijk verbinding te maken met de mensen. Veel teams zijn groter, maar dat wil nog niet zeggen dat ze ook competent zijn. Hoe groter het team, hoe meer gedoe. Je zou een groot team veel beter in kleinere teams kunnen opsplitsen. Als je in een klein team werkt, dan heb je grote kans dat je binnen dat team een ‘beste vriend’ hebt. Als je dan eens een dag uitvalt en je bent niet op de vergadering, dan belt jouw beste vriend je ‘s avonds op om je bij te praten. Hij of zij is ook degene die het voor je opneemt en met wie je kunt sparren als er een beslissing moet worden genomen, of wie in tijden van nood vrijwillig een dienst van je overneemt. Zo’n iemand is heel belangrijk voor je welbevinden op de werkvloer.”
Tot slot: heb je alvast enkele tips waarmee we meteen aan de slag kunnen?
“Kort samengevat: ‘frame’ het werk anders. Houd de sfeer positief. Praat niet over de uitvoering, maar over wat er dagelijks gezamenlijk te leren valt en zorg dat er ruimte is om fouten te maken en te experimenteren. Neem iedereen serieus en stimuleer de discussie.”
