Komt wat je bedoelt niet altijd over?
Dringen jouw goedbedoelde adviezen niet altijd door? Loop je tegen grenzen aan omdat het je maar niet lukt over te brengen wat je bedoelt? En dat terwijl je toch echt het beste met de ander voor hebt. Frustrerend? Zeker! Gelukkig is er licht aan het eind van de tunnel. We moeten de kunst van een coach afkijken. Wat daarmee wordt bedoeld, vertelt Kristine Ates van KMK Training en Coaching je tijdens het secretaressecongres van november. In deze nieuwsbrief alvast wat handvaten.
Tekst Ellen Smink
Over wat voor soort vaardigheden moet een coach beschikken?
“Een goede coach is iemand die begint met een neutrale mindset. Die heeft niet snel een oordeel. Hij of zij voelt zich niet aangevallen, veroordeelt niet, maar is neutraal en nieuwsgierig. Vanuit die nieuwsgierigheid gaat een coach vragen stellen om erachter te komen wat er in het hoofd van de ander gebeurt, waar diens boosheid, weerstand of onwil vandaan komt en waarom iemand een andere werkwijze wil, niet wil meebewegen of niet wil veranderen.”
Waarom zijn die vaardigheden ook voor een secretaresse belangrijk?
“In deze hectische tijd met wisselende situaties wordt het steeds belangrijker dat je niet alleen over inhoudelijk vakkennis beschikt. Je moet vooral ook buitengewoon goede communicatieve vaardigheden hebben. De cliënt is mondiger geworden en de werkdruk ligt hoog. Dan is het goed te kijken welke effectieve vaardigheden een coach gebruikt. Die kan je in de dagelijkse gesprekken met collega’s en cliënten zelf ook inzetten.”
Zoals?
“Door, als de ander het niet met je eens is, niet meteen in je ego te gaan en het je persoonlijk aan te trekken. Blijf nieuwsgierig naar wat er gebeurt. Mensen schieten vaak in een stress en reageren daardoor heel anders dan dat ze normaal zouden reageren. Je kunt je vak niet goed uitoefenen als jij als secretaresse steeds ergens boos of onzeker van wordt, niet durft door te vragen, of niet assertief genoeg bent. Als dat gebeurt, sta je niet meer voor je professie. Als je te zwak bent in je eigen communicatieve vaardigheden en je persoonlijke effectiviteit, kun je niet meer je vak uitoefenen zoals het in deze tijd nodig is.”
Op welke wijze moet je in deze tijd je vak dan wel uitoefenen?
“Op een ondernemende en zelfstandige manier. De secretaresse van nu is een ander soort secretaresse dan vroeger. Tegenwoordig heb je sterke communicatieve vaardigheden nodig. Wat je heel sterk maakt is dat je leert hoe je coacht. Daarbij gaat het niet zo zeer om het coachen in de zin van iemand vooruit helpen, maar om het inzetten van coachvaardigheden in de dagelijkse communicatie op je werk. Coachvaardigheden leer je niet een-twee-drie, al kan je je de technieken wel redelijk snel eigen maken. Ik geef bijvoorbeeld driedaagse managementsupport trainingen hierover. In de lezing op het congres geef ik al wel wat tips die de aanwezige secretaresses direct in praktijk kunnen brengen.”
Niet gefrustreerd raken als iemand voor de zoveelste keer je goedbedoelde adviezen in de wind slaat. Het lijkt me knap lastig!
“In onze gesprekken hebben we snel de neiging om een oordeel, mening of advies aan de ander te geven. Prima als dat aanslaat, maar soms loop je tegen een grens aan. Bijvoorbeeld als jouw goedbedoelde adviezen niet door de ander worden opgepakt. Het is heel begrijpelijk dat je daardoor even gefrustreerd raakt. Je ego is immers in het spel. Maar daarna is het tijd je mindset weer te neutraliseren en nieuwsgierig te worden. Waarom reageert de ander zo? Wat zijn zijn of haar beweegredenen om iets niet te doen? Op dat moment komen de coachvaardigheden in beeld. Wat doet een coach, zodat een ander zich gaat open stellen? Waardoor je echt in gesprek kunt komen samen, zodat je draagvlak krijgt en er gezamenlijkheid ontstaat. Je komt pas achter iemands beweegredenen door je op de ander te focussen en open vragen te stellen. Zo raak je de laag van de ijsberg aan die onder het water verstopt zit en leer je dingen over je collega of cliënt die je anders misschien nooit te weten was gekomen. Die open vragen geven je ook ruimte en rust. Op het moment dat je innerlijke rust hebt, heb je ook weer alle mogelijke gedragsalternatieven. Als je boos bent komt alleen die ene basisemotie naar boven. En dat werkt vaak niet.”
In een vorig interview zei je dat een vraag die begint met ‘waarom’ uit den boze is.
“Ja, dat klopt. ‘Waarom’ triggert het verdedigingsmechanisme waardoor je een discussie krijgt. Je kunt beter vragen naar hoe iets komt en wat de reden daarvan is. Belangrijk is ook dat je een open-mindset houdt. Als je van tevoren al een bepaalde mening of een oplossing hebt, ben je sturend aan het vragen en dat voelt de ander meteen. Durf dus vragen te stellen: wat is hierin voor jou van belang; wat maakt dat je weerstand hebt tegen mijn voorstel, of: heb je het weleens geprobeerd om op deze wijze te werken? De basis bij coachvaardigheden ligt juist bij dit doorvragen. Zo onderzoek je wat er achter de situatie schuilt. Dat zorgt dat je zekerder van jezelf wordt. Je raakt niet meer gefrustreerd als de ander jouw advies niet direct oppakt. Je betrekt het niet meer op jezelf maar onderzoekt hoe je samen verder kunt gaan. Dat maakt dat je in control bent en elke situatie aan kunt.”
Meer informatie over dit onderwerp vind je op kmktrainingen.nl