De werkdag van de ‘dames van het medisch secretariaat’

“Het is prettig dat we allemaal ook onze eigen taken hebben, waarvoor we zelf de verantwoording dragen”

In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. De secretaresses van het medisch secretariaat van Stichting Land van Horne, een zorgorganisatie met thuiszorg en twaalf verzorgings- en verpleeghuizen in Midden-Limburg en Zuid-Oost Brabant, wilden graag meewerken. Maar wel met z’n vieren tegelijk!  “We zitten niet te wachten op één uitblinker, want dat zijn we – uiteraard – alle vier”, was het antwoord dat gepaard ging met een vrolijke smiley. Lees mee hoe de ‘dames van het medisch secretariaat’, Suzan, Nicole, Marleen en Ellen hun werk ervaren.

Tekst Ellen Smink

foto collega's LvH
Met de klok mee vanaf rechtsboven: Suzan van Gorp, Nicole Moonemans, Marleen Hermans, Ellen Joosten.

 


Even voorstellen

Ellen Joosten (48) is getrouwd met Mark. Ze werkt drie dagen per week op het medisch secretariaat. Voordat ze hier aan de slag ging, werkte ze als thuiszorgcoördinator bij Van Berlo Heem en als leidinggevende van ca. 85 huishoudelijke (thuiszorg)medewerkers, een van de afdelingen die aan Land van Horne verbonden is. Hobby’s: fotograferen, wandelen, beeldhouwen en reizen.

Suzan van Gorp (53) is getrouwd met Theo en moeder van een zoon en twee dochters.
Ze werkt sinds 2020 drie dagen per week op het medisch secretariaat. Daarvoor werkte ze o.a. 10 jaar als secretaresse in het bedrijfsleven. Ook werkte ze 3 jaar bij een opticien. Hobby’s: creatief bezig zijn, zwemmen, lezen, koken en bakken.

Nicole Moonemans (54) is getrouwd met Marco en moeder van twee zonen.
Ze is al 16,5 jaar in dienst bij Land van Horne en werkt 3,5 dag per week op het medisch secretariaat. Hobby’s: wandelen, badmintonnen en zingen in een koor.

Marleen Hermans (61) is weduwe, moeder van een zoon, een dochter en een bonusdochter en oma van vijf kleindochters. Ze begon op 1 februari 1993 op het directiesecretariaat van verpleeghuis St. Martinus. Een jaar later fuseerde het verpleeghuis met twee zorgcentra. Hieruit ontstond de Stichting Land van Horne. Marleen is dagelijks aanwezig op het medisch secretariaat. Op maandag-, woensdag- en vrijdagmiddag heeft ze vrij. Hobby’s: gymmen, wandelen, fietsen, knutselen, lezen, zwemmen en muziekevenementen bezoeken.


 

3125 cliënten
Naast het bieden van thuiszorg aan circa 2200 cliënten heeft de Stichting Land van Horne 12 zorgcentra. Hier wonen 925 cliënten – waarvan circa 50 op de revalidatieafdelingen – met een geriatrische en/of somatische beperking op een zorgafdeling of in een setting van kleinschalig wonen. Het medisch secretariaat ondersteunt voornamelijk de 25 artsen van de medische dienst die werkzaam zijn op alle zorglocaties van Land van Horne. Ellen Joosten: “Ons kantoor is centraal gelegen in het zorgcentrum Martinus in Weert. Dat betekent dat iedereen (van de verzorgende op de afdeling tot de medewerker van het restaurant) ons kan vinden voor van alles en nog wat. Van paperclips en een batterij, tot notuleren van vergaderingen en het vastzetten van vergaderruimtes.”

Ieder een eigen taak
“Van maandag tot en met vrijdag zijn er minimaal twee medewerkers van het secretariaat aanwezig en op sommige dagen drie”, gaat Ellen verder. “Naast de dagelijkse werkzaamheden die iedere secretaresse wel kent, hebben we alle vier ook onze eigen taken. Een van mijn taken is het notuleren van het artsenoverleg. Ook maak ik het dienstrooster: welke arts is werkzaam, welke arts heeft vakantie, welke arts heeft avond/weekend- of nachtdienst, wie is aanspreekbaar voor welke locatie als de eigen arts er niet is en welke arts kunnen we bellen in geval van noodsituaties? Voor het maken van dit rooster moet je wel een harde huid hebben. De een vindt dit niet goed en de ander dat niet. Maar ja, iemand moet het plannen. Het grote verschil met mijn vorige werk als leidinggevende, is dat ik niet meer eindverantwoordelijk ben en het niet meer zelf hoef op te lossen. Als ik er niet meer uitkom, maak ik het bespreekbaar met mijn leidinggevende. En dan komen we samen toch weer tot een aantal oplossingen waardoor het uiteindelijk altijd goed komt.”

Een willekeurige werkdag
Marleen Hermans: “Ik begin om 8.30 uur met het uploaden van de dienstoverdracht van de avond- en nachtdienst en het bekijken van de corona-uitslagen. Positief geteste cliënten geef ik door aan de GGD en de betreffende arts die dan actie kan ondernemen. Al deze uitslagen houden we keurig bij zodat we een mooi overzicht hebben van het aantal negatief en positief geteste cliënten op een locatie. Daarna worden de binnengekomen mails gelezen en verdere acties ondernomen. Spoeddingen gaan natuurlijk voor. Dagelijks zijn er nieuwe opnames en ontslagen. We maken hier intern een melding van en verwerken de ontslagrecepten en brieven. De verzending van brieven gaat grotendeels elektronisch en anders per post. We ondersteunen de artsen onder andere met het verwerken van correspondentie, houden agenda’s bij, plannen afspraken en maken verwijzingen voor diverse therapeuten. Er zijn verschillende artsen die op verzoek van de huisarts een cliënt in de thuissituatie bezoeken. Wij verwerken die verwijzingen dan in het elektronisch cliëntendossier (ECD), plannen de afspraak en mailen een brief met de bevindingen naar de huisarts. Tussendoor komen er veel telefoontjes die stiekem toch het nodige werk met zich meebrengen. De meeste komen van zorgmedewerkers die op locatie werken en een advies van een van de artsen nodig hebben.”

“Elke werkdag ziet er anders uit. Als je een planning maakt van de werkzaamheden die je die dag wilt doen,
weet je al bij voorbaat dat het niet gaat lukken. Je moet prioriteiten stellen. Kijken wat voorrang heeft.”

 

Constante uitdagingen
“Het is belangrijk dat je goed kunt schakelen”, vervolgt Marleen haar verhaal. “Het werk is heel gevarieerd. Elke werkdag ziet er anders uit. Als je een planning maakt van de werkzaamheden die je die dag wilt doen, weet je al bij voorbaat dat het niet gaat lukken. Je moet prioriteiten stellen, kijken wat voorrang heeft. Dit maakt het werk juist leuk. Het is nooit saai omdat het zo gevarieerd werk is. Ik werk hier nu 30 jaar en steeds weer komen er nieuwe uitdagingen. In al die jaren heb ik veel veranderingen meegemaakt. Van het uittypen (met een ouderwetse typemachine) van een aanvraag AWBZ-zorg tot de invoering van het ECD. Vooral op digitaal gebied is er natuurlijk veel veranderd. De grootste positieve verandering was wel de modernisering van de verpleegafdelingen. Voorheen verbleven de cliënten in een twee- of driepersoons slaapkamer en deelden ze de badkamer en het toilet. Nu heeft elke cliënt een ruime eenpersoons zit/slaapkamer met eigen faciliteiten.”

Samenwerken
“Ik vind het fijn werken met mijn collega’s. Het is prettig dat we allemaal onze eigen taken hebben, waarvoor we zelf de verantwoording dragen”, vult Nicole Moonemans aan. “Alleen als iemand niet in de gelegenheid is om die taak zelf op te pakken, neemt een ander het over. We zijn dus op de hoogte van elkaars werk. En nee, we hebben niet de neiging om elkaar te controleren. Alles gaat in goede harmonie. Dat tekent ook de onderlinge sfeer. Vakantieplanning is bijvoorbeeld bij ons nooit een probleem. Als ik hoor hoe dat bij anderen gaat, dan is dat lang niet zo makkelijk. We hebben vier keer per jaar een werkoverleg samen met de leidinggevende. Onderling communiceren we regelmatig over de werkzaamheden en hoe we bepaalde taken efficiënter kunnen doen. Zodra er een mail binnenkomt, wordt daar bijvoorbeeld direct een kleur aan gehangen waaruit blijkt dat een van ons vieren ermee aan de slag gaat. Zo weet je dat het is opgepakt.”

Verschil met bedrijfsleven
Suzan van Gorp die sinds 2021 op het secretariaat werkt, is het volmondig met haar collega’s eens. “De constante uitdagingen in mijn werk en het prettige contact met mijn collega’s maken het werk leuk. Nadat ik 20 jaar als secretaresse in het bedrijfsleven had gewerkt, maakte ik een uitstapje naar een opticien. Het verrichten van oogmetingen vond ik niet prettig en ik ben blij weer terug te zijn als secretaresse. Qua werkdynamiek en werkdruk is het werk hier vergelijkbaar met mijn werk in het bedrijfsleven. Wel vind ik de zorg in vergelijking met het bedrijfsleven warmer. Er is meer aandacht voor de ander en men houdt meer rekening met elkaar. “