28-09-2018 – In ‘De werkdag van …’ vertelt een secretaresse in de zorg over haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van ‘de zingende secretaresse’ Mirjam van den Bos. Zij is klinisch secretaresse op de afdeling Maag-, Darm- en Leverziekte, onderdeel van Thema Dijkzigt van het nieuwe Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam. Hoewel de officiële opening door koning Willem-Alexander op 6 september jl. was, verhuisden de laatste patiënten van de Daniel den Hoed-kliniek en het Dijkzigt-ziekenhuis al in mei van dit jaar naar het nieuwe onderkomen. Mirjam en haar collega’s maakten op 27 mei de overstap naar het nieuwe academisch ziekenhuis. Wat voor veranderingen dat met zich meebracht, vertelt Mirjam in dit artikel.
Tekst Ellen Smink
Wie is Mirjam?
“Ik ben 51 jaar en moeder van een volwassen zoon en dochter. Ik werk nu 12 jaar in het Erasmus en heb zo’n beetje overal in het ziekenhuis gewerkt. Meestal was dat op de medische afdelingen die nu onder ‘Thema Dijkzigt’ vallen, zowel op de polikliniek als op de verpleegafdeling. Ook heb ik nog een tijdje op de afdeling endoscopie gewerkt en was ik secretaresse voor een professor. Nu werk ik in de frontoffice van de kliniek als klinisch secretaresse. Mijn werkplek is in de verpleegpost. Ik doe er allerlei hand- en spandiensten en plan voor een deel de opnames. Ik word hier ook wel de ‘zingende secretaresse’ genoemd. Ik zing heel graag en zit in de zangroep Ladies on Stage. Elke donderdagavond zingen we gezellig met elkaar en zing ik alle stress die het werk met zich mee brengt weer van me af.”
Een willekeurige maandag
Mirjam: “Ik heb een 36-urige werkweek en werk elke dag van 7.30 tot 16.00 uur. Rond 7.15 uur kom ik de verpleegpost binnen. Ik heb mijn jas nog niet uit of de telefoon gaat al. Zodra het kan, start ik mijn computer op. Vervolgens kijk ik op het planbord hoeveel opnames we deze dag krijgen en of er genoeg bedden zijn. Om 7.45 uur draagt de nachtdienst de verpleging over aan de dagdienst. Ik zit bij die overdracht. Vervolgens ga ik aan de slag. De grootste verandering sinds de verhuizing is dat het allemaal veel hectischer is geworden. Er is voor ons veel veranderd. Medisch secretaresse ben je niet echt meer. De functie is veel omvattender geworden. Eigenlijk ben je een soort manager van de afdeling.”
Vijf dingen tegelijk
“Ook deze dag ben ik soms met vijf dingen tegelijk bezig. We hebben een secretaresse die de brieven verzorgt en ik doe op de afdeling allerlei andere dingen. Ik regel vervoer voor patiënten die bijvoorbeeld naar de OK gebracht of van fysiotherapie gehaald moeten worden. Af en toe breng ik zelf ook mensen naar radiologie of endoscopie. Ik maak afspraken, kijk werklijsten na, meld storingen en houd alle onderzoeken van de patiënten in de gaten. Daarnaast ben ik ook planner en plan ik voor een deel de opnames. Dat betekent vooral veel telefonisch overleg met medewerkers van andere afdelingen en met de verantwoordelijke managers. Het plannen op zich is niet eens het meeste werk. Ervoor zorgen dat de patiënt goed geïnformeerd is en dat de brief met alle informatie op orde is, is een uitdaging. Daar valt binnen Erasmus nog wel wat aan te verbeteren, al is men daar achter de schermen druk mee bezig.”
Veranderingen door verhuizing
“Behalve dat het sinds de verhuizing hectischer is geworden, is er door het management ook voor een andere manier van werken gekozen. Vroeger had je echt je eigen toko, nu wordt er van ons als secretaresses verwacht dat we op alle medische afdelingen inzetbaar zijn. Dat betekent ook dat je op elke afdeling bijna dezelfde werkwijze moet hebben. Of dat gaat lukken, zal de tijd leren. De populatie van de patiënt is op alle afdelingen weer anders, en dat maakt ook het werk anders.
Voor de patiënten betekent de nieuwbouw een hele verbetering. Ze hebben een eenpersoonskamer waar ze hun bezoek rustig kunnen ontvangen. Er is dus veel meer privacy dan vroeger. Daar staat tegenover dat de deur van hun kamer vaak dicht is en je soms niet weet wie er ligt. Vroeger had je daar wat meer toezicht op.”
Langdurige opnames
“Ook vandaag houd ik veel ruggespraak met andere afdelingen, bijvoorbeeld over patiënten die nog ergens anders liggen en we moeten overnemen. Vroeger hadden we nog patiënten voor een dagbehandeling of short stay. Nu zijn het over het algemeen langdurige opnames. Circa 20 procent van onze patiënten gaat binnen twee, drie dagen weg maar de rest blijft toch wel een week of langer liggen. De zorgzwaarte is hier groot. We hebben veel zware patiënten en dat geeft een hoge verantwoordelijkheid. Er worden in het ziekenhuis bijvoorbeeld ook levertransplantaties gedaan. Die patiënten gaan eerst naar de high care en komen daarna hier. Op onze afdeling zijn de bedden continu bezet. Als er een patiënt weg is, krijgen we direct weer een nieuwe patiënt. Dat maakt het soms wat onoverzichtelijk. De afdeling is ook groter geworden dan voorheen. Omdat er niet voldoende verplegend personeel is, kunnen we nog niet volledig draaien, maar we gaan in totaal naar 40 bedden. Voorheen hadden we 20 bedden en die waren lang niet altijd allemaal bezet.”
Geen vaste werkplek
“Vrijwel alles gaat digitaal. Ik bel weinig naar patiënten. Ook hier op de afdeling is het contact met patiënten minder. Ik maak wel eens een praatje met een patiënt, maar veel minder dan vroeger. Ik vind dat jammer maar het kan niet anders. Ik zit in de verpleegpost redelijk afgeschermd met mijn rug tegen de opname en mijn neus naar de computer. Ik zie dus niet altijd wat er gebeurt. Daar komt bij dat we in de nieuwbouw aan een flexibele balie zitten. Niemand heeft meer een vaste werkplek. Als een arts ‘mijn’ computer nodig heeft, moet ik even opzij. Dat was in het begin best wennen.”
“Het loopt tegen halfvijf als ik mijn jas aantrek. Het gebeurt wel vaker dat ik wat langer blijf dan mijn werktijd. Als je ziet dat iedereen het druk heeft, neem ik toch nog even de telefoon op. Dat gebeurt ook tijdens pauzes. Die nemen we weinig, want eigenlijk kan je nooit weg. Onderling hebben we wel afgesproken dat we elkaar in de lunchpauzes afwisselen, maar in de praktijk komt er vaak weinig van terecht. Ach, dat hoort nu eenmaal bij dit werk. Je moet een beetje flexibel zijn. Het is hectischer dan een doorsnee secretaressebaan. Tegelijkertijd ben je heel betrokken bij alles wat er op de afdeling gebeurt. Het mooie is ook dat je met zoveel verschillende mensen werkt. Soms lopen er 40 mensen achter je aan. En ja, dat is druk en vooral ook heel leuk.”