12-01-2018 – In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Esther Eering, allround assistent bij de polikliniek gynaecologie van het Beatrixziekenhuis in Gorinchem. Vier dagen per week voert ze samen met haar zeven collega’s afwisselend secretariële werkzaamheden uit, werkt ze als balie-assistent of assisteert ze de arts in de behandelkamer. Een veelzijdige baan waarvan ze haar ervaringen graag met ons deelt.
Door Ellen Smink
Wie is Esther Eering?
Esther Eering is 31 jaar en woont samen. Na haar middelbare school volgde ze een opleiding tot doktersassistente. “Ongeveer 10 jaar geleden ben ik begonnen als balieassistente bij het Albert Schweitzer ziekenhuis. Daar deed ik voornamelijk administratie, telefoon en baliewerkzaamheden. Na vijf jaar vond ik het tijd voor verandering en ben ik gaan kijken naar een wat bredere functie die ook meer paste bij mijn opleiding als doktersassistente. Dat vond ik in deze baan. Het leuke hiervan is dat ik ook kan assisteren op de behandelkamers, wat eigenlijk best een uitzondering is. We werken met zo’n acht assistenten op de poli en elke dag is weer anders, omdat we afwisselend een dagdeel achter de balie, op het secretariaat of in de behandelkamers werken.”
Een willekeurige werkdag
Net zoals bij de secretaresses in de vorige uitgaven is ook bij Esther geen werkdag hetzelfde. Daarom hierbij het verslag van een willekeurig gekozen werkdag. Een werkdag waarbij Esther ’s ochtends begint als balie-assistent en ’s middags secretariële werkzaamheden voor de polikliniek uitvoert.
8.00 – 8.30 uur
“Mijn baliewerkzaamheden beginnen met het opstarten van de vijf behandelkamers. Dat betekent: lichten aandoen, materialen bijvullen, handdoeken klaar leggen, etc. Zo maken we de kamers startklaar voor het spreekuur. Als dat gedaan is, doe ik mijn computer aan en kijk ik wat de artsen aan het eind van de middag van de vorige dag voor me hebben achtergelaten. Vaak zijn de assistentes dan al naar huis en maken de artsen nog wat af. Daar komen klusjes uit voort zoals plaatjes inscannen van uitgeprinte echo’s, afspraken maken en door de artsen uitgevoerde verrichtingen in het systeem zetten.”
8.30 – 12.30 uur
“Om 8.30 uur beginnen de spreekuren. De artsen werken dan met een assistent op de kamer. Er is op de poli ook altijd een spoedarts aanwezig, die geen assistent heeft. Simpele afspraken maken de assistenten op de behandelkamers zelf. Andere afspraken worden aan de balie geregeld. Dan komt of de spoedarts of een van de assistenten samen met de patiënt bij mij en is het aan mij om operaties te regelen, consulten bij andere specialisten in te plannen, folders mee te geven over de ingreep en/of voorlichting te geven over de gang van zaken. Komt er een spoedgeval bij de balie waarvan je merkt dat de patiënt zich beroerd voelt en extra aandacht nodig heeft, dan begeleid ik de vrouw naar een aparte kamer zodat ze niet in de wachtkamer hoeft te zitten. Tijdens de baliewerkzaamheden ben je echt continu met de patiënten bezig. Dat vind ik het mooie van deze werkzaamheden, hoewel het ook een heel emotioneel gebeuren is. Per dag komen er wel een of twee vrouwen met een miskraam. Dat is heftig, vooral als de zwangerschap al wat verder gevorderd is en dan pas blijkt dat het kindje niet meer leeft. In principe zitten deze vrouwen ook in de wachtkamer. We zien echter snel genoeg als het niet gaat en ze zich niet goed voelen. Dan nemen we zo’n vrouw mee naar een aparte kamer.”
13.00-16.30 uur
“Na de lunchpauze van een halfuur ga ik aan de slag op het secretariaat van de poli. Er wordt daar heel veel naar toe gebeld. Mensen die afspraken willen maken, patiënten die lichamelijke klachten of vragen hebben, uitslagen die worden opgevraagd… Simpele uitslagen mag ik zelf doorgeven. Als ik van een uitslag de consequenties niet weet, overleg ik altijd eerst even met de arts. Dat geldt uiteraard ook als mensen lichamelijke klachten hebben. Op de poli gynaecologie gaat het vaak toch met meer emoties gepaard dan op andere poli’s. Veel vrouwen zijn in hun vroege zwangerschap heel zenuwachtig, helemaal als ze eerder een miskraam hebben gehad. Dan maken ze zich als ze iets voelen toch zorgen en willen ze het liefst dezelfde dag nog gezien worden. Dat kan niet altijd. Dan vraagt het een hoop communicatietalent om zo’n vrouw op haar gemak te stellen.”
Regelklusjes, brieven opstellen en bandjes uittikken
“Naast het afhandelen van de binnenkomende telefoontjes zijn er op het secretariaat nog talloze andere regelklusjes, zoals het blokkeren van toekomstige spreekuren, het regelen van afspraken in andere ziekenhuizen, het informeren van patiënten, het faxen van recepten of het scannen van uitslagen voor de digitale dossiers. Ook het openmaken van de post hoort bij het secretariaat maar dat wordt in de regel ’s ochtends gedaan.
Daarnaast is er een werklijst met digitale opdrachten van de artsen die moeten worden uitgevoerd, zoals afspraken maken, laboratoriumformulieren doorsturen of correspondentie aan bijvoorbeeld huisartsen en verloskundigen uitvoeren. Artsen geven vaak puntsgewijs een aantal zaken digitaal door en daar maken wij dan een mooie brief van. Een van de artsen dicteert zijn brieven nog op een bandje. In dat geval ben ik de aangewezen persoon om, als de tijd het toelaat, dat bandje uit te tikken.
De volgende ochtend
“Het leuke van dit werk is dat je elke dag wat anders doet. Morgenochtend assisteer ik bijvoorbeeld op een van de behandelkamers. Voordat een patiënt komt, kijk ik het dossier na, vervolgens roep ik de patiënt binnen en luister goed naar wat de arts met haar bespreekt en welk onderzoek hij wil gaan doen. Ondertussen maak ik de behandelstoel en het echoapparaat klaar, of leg alvast de instrumenten klaar voor een ingreep. Ook zorg ik ervoor dat er nieuw onderzoekspapier op de onderzoeksbank ligt en dat de handschoenen klaar liggen. Kortom, ik zorg dat alles klaarstaat zodat de arts meteen aan het onderzoek kan beginnen. Op de behandelkamer hebben we ook een laptop. Simpele afspraken kan ik daarop rechtstreeks maken zonder dat ik daarvoor met de patiënt naar de balie hoef.
Het werk op de behandelkamers vind ik het allerleukste om te doen. Ik ben lekker in de weer en vooral het persoonlijk contact met de patiënten vind ik fijn. Ik houd ervan mensen op hun gemak te stellen. Ze willen graag hun verhaal kwijt en ook dat moet kunnen, vind ik.
En het minst leuke? (Het is even stil). Eh, eigenlijk vind ik alles leuk, maar het minst leuke vind ik het als de telefoon roodgloeiend staat en je niet de kans krijgt om alles even af te werken. Soms is het een beetje te druk. Los daarvan vind ik het een ideale baan. Ik heb het hier erg naar mijn zin en zie me dit nog wel wat jaartjes doen.”