28-01-2019 – In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Mieke Jansen. Mieke is medisch secretaresse op poli Preoperatieve Screening bij het Utrecht Medisch Centrum (UMC) Utrecht.
Tekst Ellen Smink
Wie is Mieke?
“Ik ben 56 jaar, woon samen met mijn man in Houten en werk al bijna 31 jaar in het UMC. Ik ben daar begonnen in een leidinggevende functie bij de cluster Voeding. Na 11 jaar was ik een beetje klaar met de onregelmatige diensten en de vele reorganisaties die er plaatsvonden. Ik heb toen binnen het UMC een loopbaantraject gedaan. Aan de hand daarvan heb ik gesolliciteerd op de functie van medisch secretaresse bij de poli Gynaecologie en Fertiliteit. Daar heb ik 12 jaar gewerkt en daarna ben ik geswitcht naar de poli Preoperatieve Screening, waar ik nu nog steeds zit. Toen ik bij het UMC begon werkte ik full time, daarna ben ik drie dagen gaan werken. Nu werk ik hier nog twee dagen per week, al ben ik altijd bereid om extra te werken als de polikliniek onthand zit. Dat ik minder uren ben ga werken, heeft voor een deel te maken met het feit dat ik in de laatste anderhalf jaar van mijn leven mantelzorger van mijn moeder ben geweest. Ik ben heel blij en dankbaar dat ik een werkgever heb die daar oog voor heeft en de mogelijkheid bood om mijn werktijden aan in te passen. Naast mijn werk als secretaresse zing ik bij Theaterkoor Houten. Ik maak deel uit van het bestuur, wat natuurlijk werk met zich meebrengt. Onze volgende voorstelling is de jubileumvoorstelling van Toneelgroep Splinter op 22 en 23 maart in Theater aan de Slinger in Houten. Wij zorgen voor de muzikale ondersteuning.’
Een willekeurige werkdag
“De avond ervoor zet ik mijn wekkertje om 6.15 uur. Even later ga ik op de fiets Vanuit Houten naar het UMC. Al snel druppelen de collega’s van het secretariaat binnen en starten we de computers op. We proberen met elkaar het werk zoveel mogelijk te splitsen. Hoewel ik parttime werk, doe ik nooit twee dagen hetzelfde. We werken op het secretariaat dagelijks met drie á vier collega’s. De ene dag zit je achter de balie, de andere dag werk je in de backoffice en beantwoord je de telefoon, of bereid je de spreekuren voor.”
Dagstart met het hele team
“We beginnen elke ochtend met een dagstart in de backoffice. Alle screeners, stafleden en secretaresses die er die dag zijn, staan daar dan en bij toerbuurt moet je zelf de dagstart leiden. Tijdens de dagstart bespreken we het motto van de week, wat voor bijzonderheden er zijn, welke onderzoeken er lopen, hoe de bezetting is, of er zieken zijn, of iemand die dag eerder weg moet en wie het werk dan kan overnemen. De dagstart is voor het hele team van belang. Zeker het secretariaat weet dan meteen, hoe we er qua personele bezetting voor staan. Dat is van groot belang in verband met het extra kunnen toevoegen van spoedpatiënten op het spreekuur.
Baliedag
‘Als ik aan de balie zit, zorg ik ervoor dat ik ruim voor achten de balie open, want de eerste patiënten zitten er al. Ik ontvang patiënten die een afspraak hebben, maak afspraken met personen die zich komen melden en zet spoedpatiënten voor de dag zelf er extra bij. Aan elke patiënt die voor klinische opname komt, stellen we vragen, onder andere over het medicijngebruik. Ook assisteren we bij het invullen van de gezondheidsvragenlijsten. Dat kan via het patiëntenportaal. Daar heb je een DigiD voor nodig en niet iedereen heeft dat. Voor degene die dat niet heeft, maken we op ons eigen portaal een account aan, zodat de gegevens alsnog digitaal kunnen worden ingevuld. Sommigen willen dat echter niet. In dat geval bieden wij de mogelijkheid om de gezondheidsvragenlijst op papier in te vullen. Het overnemen van de antwoorden in het elektronisch dossier wordt dan door ons gedaan. Als er voorafgaande aan de screening nog een hartfilmpje moet worden gemaakt, draaien we daar een order voor uit en verwijzen we patiënten naar die afdeling door, of brengen ze er zelf naar toe. Zo ben je continu bezig tot circa 16.00 uur. Koffiepauze kennen we niet, daar is gewoon geen tijd voor.”
Hectische poli
Bij onze poli komen patiënten van alle specialisten uit het UMC. De hectiek kan echt enorm zijn. Iedereen die in het UMC onder algehele anesthesie of onder lokale anesthesie met bewaking wordt geopereerd, dient eerst hier op onze poli gescreend te worden. Zonder goedkeuring van de anesthesist gaat de operatie niet door.
Naast het baliewerk hebben we ook twee werkplekken in de backoffice. Aan de ene werkplek zit de secretaresse die de telefoon aanneemt, aan de andere kant de secretaresse die de spreekuren voor de volgende dag of de dagen erna voorbereid en de dossiers compleet maakt. We werken in een universitair ziekenhuis, dus het onderzoeksgehalte is altijd hoog, waardoor het soms best een gepuzzel is met wat nu bij welk onderzoek hoort. Via de telefoon kant komen heel variabele vragen binnen: van artsen met spoedverzoeken, tot patiënten met vragen of ze voorafgaande aan de operatie nog bepaalde medicijnen mogen slikken. Vanochtend belde een mevrouw die haar pyjama kwijt was en vroeg of ik hem misschien had. Nou… nee.”
Mondige patiënten
“In de loop van de jaren heb ik de patiënt steeds mondiger zien worden. Dat hij mondiger wordt is prima, maar dat heeft wel een keerzijde. Het ziekenhuis is zorgverlener en doet zijn uiterste best dat zo goed mogelijk te doen. Als ik naar mezelf kijk: ook ik doe daar mijn uiterste best voor. Soms vraagt een patiënt veel meer dan dat en kunnen we dat niet bieden. Alle gesprekken met de anesthesist of een anesthesiemedewerker worden door ons ingepland. We hebben een drukke agenda. Als iemand een andere afspraak wil, probeer ik altijd een gaatje te vinden, maar soms lukt dat gewoon niet. Niet iedereen heeft daar begrip voor, waardoor je reacties krijg die ik niet gepast vind. Als ik in een restaurant kom en de varkenshaas is op ga ik ook niet schelden dat hij op is. En nee, ik word niet boos als iemand zo tekeer gaat. Dat heeft geen enkele zin. Ik probeer uit te leggen dat we een bepaalde capaciteit hebben en dat die op zijn max is. Vervolgens bied ik alternatieven aan. Als mensen daar geen oor voor hebben en boos worden, houdt het voor mij een beetje op. Ik word niet onhebbelijk, maar moeilijk vind ik het wel, want ik probeer mijn beroep zo goed mogelijk uit te oefenen. Doordat ik het al zo lang doe, heb ik een wat dikkere huid gekregen, maar soms denk ik weleens: kom op jongens, dit is echt totaal ongepast. Gelukkig staan er ook veel mooie dingen tegenover”
Persoonlijke aandacht
“Het leuke aan mijn werk vind ik de enorme afwisseling. We werken in een leuk team en we steunen elkaar op vele fronten. Een polibezoek bij de Preoperatieve screening is voor de meeste patiënten toch behoorlijk spannend. Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor de patiënt. Het is fijn, om op deze werkplek persoonlijke aandacht en zorg te kunnen verlenen.”