De werkdag van Romée Poot-Drees

“Er komt steeds weer iets nieuws bij waardoor het uitdagend blijft.”

In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Romée Poot-Drees. Romée werkt drie dagen per week als secretaresse Neurologie/Neurochirurgie bij het IJssellandziekenhuis in Capelle a/d IJssel. Samen met drie collega’s runt ze het drukke secretariaat, om en om thuis en in het ziekenhuis. Hoe dat in zijn werk gaat, vertelt ze in dit artikel.

Tekst Ellen Smink

Wie is Romée?
“Ik ben 41 jaar, getrouwd en moeder van twee meiden van 11 en 15. Naast mijn werk bij het IJssellandziekenhuis, deed ik jarenlang van alles voor de basisschool van de kinderen. Ik was klassenouder, luizenmoeder, boekenmoeder en nog veel meer. Dit jaar gaat ook onze jongste naar de middelbare school. Haar afscheid van de basisschool was voor mij dubbel, want ook voor mij was het afscheid nemen van iets wat ik met veel liefde heb gedaan. Aan de andere kant vind ik het ook wel mooi geweest. Er ging altijd veel tijd in zitten waardoor ik het best druk had. Nu is er weer meer ruimte voor andere dingen. Ik spreek graag af met vriendinnen om samen te gaan shoppen, borrelen, uit eten te gaan, of samen te gaan wandelen en een keer per jaar gaan we met een groep vriendinnen op stedentrip”

Een willekeurige werkweek
Romée: “We werken in een team met vier secretaresses, allemaal parttime en allemaal drie dagen per week. In principe is er altijd een van ons op kantoor. Degene die het dichts bij het ziekenhuis woont, werkt de ene week een dag en de andere week twee dagen op kantoor. De andere drie werken een keer per vier weken twee dagen en de andere weken één dag op kantoor. De overige dagen werken we thuis. Ik werk meestal op maandag en dinsdag thuis en op vrijdag op kantoor. We ondersteunen de artsen onder andere met het verwerken van de correspondentie, hebben bepaalde financiële taken, houden de agenda’s bij, plannen afspraken voor patiënten in en regelen verwijzingen van en naar andere ziekenhuizen. Ruim 15 jaar geleden zijn we een apart secretariaat geworden en sinds ongeveer 5 jaar zitten we in het kantoorgedeelte van het ziekenhuis. Daarvoor was het secretariaat achter de balie of in de buurt van de polikliniek. Nu doen de balieassistentes dat. Wel onderhouden wij het contact met de patiënten van de neurochirurgie. Voor die patiënten regelen we verschillende afspraken die we telefonisch of via de mail met ze afstemmen. Dat kan een afspraak met de anesthesist zijn die groen licht moet geven voor de operatie, of een afspraak voor een nieuwe MRI-scan. Ook mailen we de bevestiging van afspraken naar patiënten met linkjes naar folders waarin uitleg staat over de operatie. In deze maanden krijgen we regelmatig patiënten van ziekenhuizen uit de regio waar de wachttijden door de coronaperiode nog groot zijn. Die patiënten zijn heel blij dat ze uiteindelijk toch nog snel geholpen kunnen worden. Dat maakt het voor ons extra leuk om die groep te helpen.”

Kantoordag
“In principe werk ik op vrijdag in het ziekenhuis. Ik begin altijd met het bijwerken van mijn mails. Dan kijk ik wat er voor overdracht van collega’s is en controleer ik de telefonische consulten. Als er neurochirurgen zijn, die officieel uit het Erasmus MC komen, hebben we daar een spreekuur mee. Ook plannen wij de afspraken bij de anesthesisten voor de patiënten die geopereerd gaan worden. Die patiënten informeren we vervolgens per mail over de ingreep. Tussendoor krijgen we de postverwerking en verwijzingen naar andere ziekenhuizen, wat betekent dat we beelden van MRI’s, CT-scans en foto’s digitaal over moeten zetten. En dan zijn er nog heel veel telefoontjes die tussendoor komen en vaak veel werk met zich meebrengen. We hebben onderling een bepaalde taakverdeling. Twee secretaresses zijn voornamelijk bezig met het verwerken van de correspondentie, een ander doet de specifieke taken voor de vakgroep en maakt de dienstlijsten voor nacht- en weekenddiensten. Ik ben verantwoordelijk voor de vakantieplanning van alle specialisten en de agenda van de neurochirurgen: wie wanneer poli heeft en wie wanneer opereert. Die roosterplanning kan ik heel goed vanuit huis doen, omdat je dan niet wordt gestoord door telefoon of wat dan ook. Uiteraard pakken we ook dingen van elkaar op. Dat loopt allemaal heel soepel. Met zijn viertjes zijn we een prettig team. We hebben ook een groepsapp waarin we zaken delen.”

Voor- en nadelen thuiswerken
Het thuiswerken, wat begon in coronatijd, bevalt goed. Toch ging dat niet vanzelf. Romée: “Zeker in het begin merkten we dat er bijna geen scheiding meer was tussen privé en werk. In coronatijd waren de agenda’s nagenoeg leeg en logde je elke dag wel even in om te kijken of je nog iets kon oppakken. Dat gaat nu beter. Natuurlijk heb je het zelf in de hand. Je hoeft op de dagen dat je niet werkt niet in te loggen. Als je dat wel doet, zie je tegelijkertijd je mail. Ik voel me dan vaak geroepen om iets op te pakken en nog wat extra’s te doen. Vorige week woensdag hadden we secretaresse-overleg. Daarbij zijn alle secretaresses van alle specialismen (aangesloten bij het MSB Medisch Specialistisch Bedrijf) van het ziekenhuis aanwezig. Vroeger hadden we dat ook. Dan was je er alleen bij als je die dag aanwezig was. Nu kan je de vergadering online bijwonen, dus kun je er altijd bij aanwezig zijn, ook als je die dag niet hoeft te werken, het is echter geen verplichting. Ik ben dus vaak wel meer dan die drie dagen bezig. Daar staat tegenover dat ik op de dagen dat ik thuis werk geen reistijd heb. En ach, exact van 8.00 tot 16.30 uur werken heb ik nog nooit gedaan. Ik krijg er ook veel vrijheid voor terug. Als het mooi weer is en ik loop tussen de middag een blokje om, is dat ook prima. De artsen vinden het soms lastig dat we niet altijd op kantoor zijn, maar ze weten ook dat ze ons altijd kunnen bereiken, want we zijn gewoon aan het werk. Het zal er, als het met corona echt de goede kant op gaat, uiteindelijk wel naar toe gaan dat we straks alle vier twee dagen per week op kantoor werken en één dag thuis. Maar voor nu bevalt dit prima.”

21 jaar uitdaging
Romée werkt al 21 jaar als secretaresse op de afdeling neurologie. “Het was mijn eerste baan en ik ben nooit meer weggegaan. Dat komt ook omdat er steeds weer iets nieuws bij komt waardoor het uitdagend blijft. Er zijn gedurende de jaren veel veranderingen geweest. De grootste wijziging is wel dat we naar het Elektronisch Patiënten Dossier zijn gegaan. Artsen doen nu zelf meer administratieve taken. Dat geldt niet alleen de patiëntenzorg, maar ook randzaken, als het invoeren van DBC’s (Diagnose Behandel Combinatie waarin alle mogelijke diagnosen, behandelingen en kosten zijn opgenomen, red). Doordat de arts veel zelf invoert, is ons werk ook veranderd. Vroeger kregen we van de arts een bandje op basis waarvan wij alles moesten uitwerken. Nu tikt de arts zelf alles in, terwijl de patiënt tegenover hem of haar zit. Daar wordt direct een brief van gemaakt. Wij hoeven die alleen nog een beetje recht te zetten en de dosering te checken. Daar tegenover staat dat we nu meer werk hebben om de roosters van de artsen kloppend te krijgen. Waar we vroeger een simpel spreekuur hadden, is nu alles meer digitaal ingericht. Gedurende Covid zijn artsen begonnen met telefonische afspraken. We hadden altijd wel belafspraken maar echte telefonische consulten in plaats van dat mensen naar het ziekenhuis komen zijn de afgelopen tijd enorm toegenomen.” Behalve de constante uitdaging in haar werk en het prettige contact met haar collega-secretaresses is er voor Romée nog een reden waarom ze na 21 jaar nog steeds veel plezier in haar werk heeft. “De artsen zijn ontzettend leuk om voor te werken. Dat geldt ook voor de nieuwe lichting artsen die ondertussen jonger zijn dan wijzelf zijn. Daardoor krijg je ook weer een andere dynamiek binnen het team. Leuk hoor!”