“Een dag waarbij je iets kunt leren, maar gezelligheid staat centraal.”
Op 16 november wordt alweer het 32ste Secretaressecongres voor secretaresses in de zorg georganiseerd. Zoals het vak van secretaresse in de loop der jaren is veranderd, zo is ook de invulling van het congres veranderd. Was de secretaresse van oudsher iemand die werkte vanuit de rol: ‘je krijgt een opdracht en zo moet je die uitvoeren’, nu beheert ze veel meer haar eigen werk. Dat zien we op het congres onder andere terug in workshops als ‘De coachende secretaresse’ en ‘Dare to lead – Leiding nemen en communiceren in lastige situatie’. Los van het inspelen op de veranderingen van het vak, is het congres ook in een ander opzicht veranderd: we willen graag nieuwe dingen leren maar vooral ook een gezellige dag.
Tekst Ellen Smink
“We vragen bij de evaluatie altijd welke sprekers of welke nieuwe thema’s de secretaresses willen horen. Met hun reacties zijn we blij, want uiteindelijk maken we het congres echt voor hen”, zei congresontwikkelaar Henriëtte Boven vorig jaar in een interview. Uit die evaluaties blijkt dat praktische onderwerpen als ‘Outlook tips’ en ‘Moderner Schrijven’ nog steeds hoog worden gewaardeerd. Henriëtte: “Maar daarnaast wil men vooral ook een gezellige dag. De secretaresses willen meer beleving en niet alleen een droog verhaal horen. Wel eentje met inhoud, waarbij je ook iets kunt leren, maar die gezelligheid staat centraal.”
“Was de secretaresse van oudsher iemand die werkte vanuit de rol: ‘je krijgt een opdracht en zo moet je die uitvoeren’,
nu beheert ze veel meer haar eigen werk. Dat zie je terug in workshops.”
Inspelen op de actualiteit
Niet alleen het vak zelf, ook de actualiteit speelt een belangrijke rol bij wat de organisatoren ‘De leukste en meest leerzame dag voor secretaresses in de zorg’ noemen. Neem de toenemende agressie en het ongewenste gedrag in het contact met patiënten of cliënten. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 75 procent van de zorgprofessionals er jaarlijks mee te maken krijgt. Tijdens het congres van 16 november leert agressie- en conflictexpert Caroline Koetsenruijter je hoe je de ander kunt kalmeren en begrenzen en – minstens zo belangrijk! – hoe je je eigen spanning onder controle houdt. Caroline: “Het vervelende is dat er steeds meer zorgprofessionals werkelijk gaan geloven dat grensoverschrijdend gedrag bij hun werk hoort. Dat het normaal is en je er maar mee moet kunnen omgaan. Dat vind ik kwalijk, want het is natuurlijk nooit normaal om grensoverschrijdend te doen.”
Mentaal gezond blijven
Als secretaresse heb je continu te maken met verschillende mensen met wie je niet alleen fysiek maar ook digitaal moet kunnen omgaan. Door een tekort van arbeidskrachten wordt op veel plaatsen de werkdruk hoger en de lontjes korter. Goede communicatieve vaardigheden zijn meer dan ooit van cruciaal belang. Maar hoe zorg je ervoor dat je als secretaresse – vaak de spil van de afdeling! – zelf overeind blijft? In zijn interactieve lezing ‘Mentaal gezond aan de slag: wat je moet weten over stress’ geeft psycholoog, schrijver en columnist Thijs Launspach op het congres van 16 november zijn visie op hoe je mentaal gezond kunt worden en blijven in deze onzekere tijd. Ook geeft hij je tips en tricks in het omgaan met stress. Zoals deze bijvoorbeeld: “Voor mij is het belangrijk om, juist als ik het heel druk heb, af en toe even pauze te nemen. Juist op de momenten dat je er eigenlijk te weinig tijd voor hebt omdat je met een volle to-do-lijst zit, is het belangrijk om jezelf toe te staan om af en toe een moment rust te nemen.” Voor wie, na de lezing van Thijs Launspach, nog een extra duwtje in de rug nodig heeft, is er de workshop ‘Maak je niet druk: je minder druk maken en het minder druk hebben’ van stresscoach en werkdrukverlager, Annemiek Tigchelaar. Ze laat je zien hoe je zelf je werkdruk kunt verlagen en je stress de baas te worden.
Muzikale omlijsting
Sinds vorig jaar is er aan het congres nog een belangrijk, sfeerverhogend element toegevoegd en dat is de muzikale omlijsting van muzikant Diederick Ensink. Tijdens de afgelopen twee congressen werd al duidelijk hoe zeer zijn inbreng door de aanwezige secretaresses werd gewaardeerd. “Een ongelofelijk muzikaal en aimabel wondermens”, zei dagvoorzitter Anke van Luijt na afloop van het vorige congres. En daar waren de ruim 400 secretaresses, die luidkeels meezongen tijdens zijn optreden aan het eind van de dag, het roerend mee eens!
Congresontwikkelaar Henriëtte Boven:
“De secretaresses willen meer beleving en niet alleen een droog verhaal horen.”
Direct toepasbaar
Overigens was het applaus dat dagvoorzitter Anke van Luijt zelf aan het eind van het congres kreeg toebedeeld net zo luid als dat voor Diederick Ensink. Behalve dat ze de dag passievol aan elkaar praat, geeft Anke, die ook expert onbewuste beeldvorming is, zelf ook altijd een lezing of workshop. Iedere keer weer weet ze net dat onderwerp te pakken waar mensen op dat moment door geraakt worden. Op 16 november laat ze in haar workshop zien wat er voor nodig is om van een team een succesvol, of nog succesvoller team te maken: een ‘safe zone’; een Psychologische Veilige vertrouwensbasis om op terug te kunnen vallen.
Anke van Luijt is al vele jaren als dagvoorzitter betrokken bij Hét Secretaressecongres. Met veel plezier, zo blijkt. “Wat dit congres zo bijzonder maakt is het contact dat je van heel dichtbij kan hebben met alle deelnemers”, vertelt Anke van Luijt na afloop van het vorige congres. “Ik loop in de pauze rond, heb gesprekken met mensen over wat er speelt op een afdeling en waar ze specifiek naar komen luisteren. Dit congres biedt een breed scala aan onderwerpen en diversiteit aan sprekers. Deelnemers halen er kennis uit die ze binnen hun team of op hun werkplek direct kunnen toepassen.”
Feestje
Hét Secretaressecongres is lang niet het enige congres dat Henriëtte Boven en haar collega’s eventcoördinator Manouk Mens en senior-campagnemanager events, Christa van Wijk, voor hun werkgever Bohn Stafleu van Loghum verzorgen. Het is wel een van hun meest favoriete congressen. Henriëtte: “Dat komt ook omdat we er zelf zo’n lol in hebben. Het is voor ons alle drie altijd weer een feestje om dit met elkaar te mogen maken. De secretaresses zitten in ons hart en dat zie je terug in het programma. We willen ze toch vooral een leuke dag bezorgen waarbij ze ook nog wat opsteken.”