👩🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING
Secretaresse als sparringpartner van de manager
Zowel online als offline worden we bedolven met informatie over de vele mogelijkheden van kunstmatige intelligentie. AI is hot en de opkomst van generatieve taalmodellen als ChatGPT lijkt niet meer te stuiten. Maar wat voor impact heeft AI nu op het werk van de medisch secretaresse en de secretaresse in de zorg? Is AI werkelijk zo’n revolutie? Staan we dadelijk buitenspel, of kunnen we AI inzetten om ons werk leuker en creatiever te maken? Tijdens Hét Secretaressecongres van april verzorgt innovatiecoach en trainer Marianne Smits de workshop ‘AI en de assistant: een match made in cyberspace’. Wat ze onder die match verstaat, lees je in dit interview.
Tekst Ellen Smink
Met haar jarenlange ervaring als trainer en coach heeft Marianne Smits al menigeen weten te inspireren en motiveren om het beste uit zichzelf te halen. Deelnemers aan haar (AI-)trainingen komen uit alle lagen van de organisatie. Hoe leuk ze die diversiteit ook vindt, haar hart ligt vooral bij de managementondersteuners, de secretaresse dus. Marianne Smits is expert op het gebied van future proof managementondersteuning en de impact van AI op de rol van de ondersteuner.
“Dat komt ook omdat ik uit dat vak kom”, legt Marianne uit. “Voor mijn persoonlijke ontwikkeling wilde ik graag als trainer en coach aan de slag, maar van oorsprong ben ik als directiesecretaresse opgeleid. Ik vind het een mooi, boeiend en uniek vak. Er is eigenlijk geen functie in een organisatie te bedenken die 14 verschillende rollen combineert in één functie. Dat maakt ook dat het management niet altijd weet waarvoor ze de ondersteuners allemaal kunnen inzetten, vandaar dat ik organisaties op dit gebied graag adviseer, coach en begeleid zodat managementondersteuners echt tot hun recht komen waardoor hun toegevoegde waarde optimaal wordt benut.”
AI als superstagiair
Sinds de komst van ChatGPT heeft AI een enorme vlucht genomen. De mogelijkheden lijken immens. Maar waar begin je? “De meeste mensen, en dat geldt niet alleen voor assistants maar ook voor andere functionarissen, vinden het moeilijk om te ontdekken wat je er allemaal mee kunt”, weet Marianne Smits. “In de training gaan we aan de slag met verschillende generatieve tools. Ik laat de deelnemers kennismaken met ChatGPT maar ook met Google Gemini (Google’s antwoord op ChatGPT, red) en Copilot van Microsoft. Uiteraard hebben we het in de training ook over het schrijven van een goede instructie, de prompt. Ik zeg altijd: AI is jouw superstagiair. Je kunt tegen AI ‘praten’ alsof je tegen een mens praat en je kunt er alles aan vragen. Daarom is het handig om wat meer te weten over hoe je zo’n prompt in elkaar steekt, simpelweg omdat het de kwaliteit van de output bepaalt. Hoe slimmer je dat doet, hoe beter de kwaliteit van de output wordt. Het kost ook minder energie. In het doorzoeken van dat enorme taalmodel gaat computertechnisch veel stroom zitten. Als je drie keer een vraag moet stellen om de output te krijgen die jij wilt, kost dat meer energie dan dat je de vraag in een keer goed stelt.”
“AI is jouw superstagiair. Je kunt tegen AI ‘praten’ alsof je tegen een mens praat en er alles aan vragen.”
Impact secretaressevak
Of het vak van secretaresse door de komst van AI straks nog steeds zo boeiend en uniek is? “Ja!”, zegt Marianne Smits vol overtuiging. ‘Je zult wel steeds nadrukkelijker een rolverschuiving zien van de uitvoerende kant naar de sparringpartner van de manager. Neem als voorbeeld een manager die terloops zegt dat hij of zij volgende week voor het College van Bestuur een beleidsstuk moet maken over onderwerp X. Normaal gesproken zou de secretaresse denken: ik zal daar in mijn planning voor jou rekening mee houden. Nu kan je een taalmodel als ChatGPT inzetten. Zonder de organisatie bij naam te noemen, geef je daarin aan dat je een beleidsstuk wil maken over onderwerp X en je vraagt welke aandachtspunten in zo’n beleidsstuk behandeld moeten worden. Dan krijg je een heel mooi overzicht van punten die van belang zijn. Dat overzicht kan je aan je manager geven met de mededeling dat je vast wat aandachtspunten voor hem of haar op een rijtje hebt gezet die kunnen helpen bij het schrijven van het stuk. Dat is precies de transitie die je ziet gebeuren.”
Hulp bij moeilijk antwoord
Marianne heeft nog veel meer praktische voorbeelden waarbij taalmodellen als ChatGPT kunnen helpen bij je werk als secretaresse. “Stel je krijgt een mail met een complexe vraagstelling. Over het antwoord moet je even nadenken. Met een AI-tool kun je beslissen om de tekst van de mail te kopiëren en in te plakken en vervolgens te vragen of het model een antwoord kan genereren in de lijn zoals dat past bij jouw manier van communiceren. Natuurlijk anonimiseer je de tekst wel, want er mogen geen vertrouwelijke gegevens worden gedeeld. Daar waar je anders een halfuur of misschien wel een halve dag loopt na te denken over het antwoord, heb je het met de output van het taalmodel in hooguit tien minuten voor elkaar. Dat scheelt dus ongelofelijk veel tijd. Een ander voorbeeld: je moet een feest organiseren en je wilt daarvoor een draaiboek maken. Geef het model aan: ik organiseer een feest, er komen zoveel mensen, het feest duurt van dan tot dan en dit zijn de onderdelen die erin moeten. Dan krijg je een draaiboek van het begin tot het einde. Natuurlijk moet je de details zelf gaan invullen, maar de grote lijnen heb je gewoon.”
“Iedere industriële revolutie heeft invloed op de manier waarop we het werk doen of verdelen. In dit geval is het exact zo.”
Microsoft Copilot
Copilot van Microsoft waarmee je in je Microsoft 365-omgeving documenten in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en OneNote kunt combineren, is er nu nog alleen in het Engels. Toch lijkt het een kwestie van tijd voordat er van dit, op ChatGPT gebaseerde model, een Nederlandse versie komt. Ook hiermee kunnen secretaresses veel tijd besparen. “Neem alleen al het doornemen van de mail van de manager. Er zijn managers die makkelijk 60 mails per dag krijgen. Als je die allemaal gaat doornemen om te prioriteren kost je dat veel tijd, nog los van het feit dat je daar weer antwoord op moet geven. Met Copilot laat je het systeem aangeven welke mails het belangrijkste zijn.
In plaats van zelf te notuleren bij een vergadering, kan je Copilot een transcriptie laten maken en die transcriptie als pdf opslaan. Vervolgens zeg je tegen het systeem: maak hiervan een samenvatting en benoem de actiepunten en besluiten. Binnen tien minuten nadat je uit de vergadering komt, is je verslag klaar. De tijd die vrijkomt, kun je besteden aan die zaken waarvan je weet dat die er voor je manager toe doen. Daarmee word je dus feitelijk nog meer van toegevoegde waarde dan dat je op dit moment al bent, nog meer die sparringpartner Het is wel afhankelijk van welke licentie jouw organisatie heeft. Een Copilot-licentie kost op jaarbasis circa 337 euro per gebruiker. Dat lijkt veel geld, maar als je ziet wat voor productiviteitwinst daar tegenover staat, dan is het een investering die je snel terugverdiend.”
Onjuiste feitelijkheden
Hoeveel mogelijkheden AI ook biedt, de innovatiecoach ziet ook beperkingen. “We moeten ons wel realiseren dat al die taalmodellen in feite slimme woordvoorspellers zijn. Het is dus niet zo dat per definitie de feitelijkheden altijd kloppen. Dat komt omdat het een taalmodel is. Het algoritme is getraind om het eerst volgende logische woord in de zin te genereren. Die taalmodellen zijn ook getraind met de hele inhoud van het internet. Daarmee kunnen ze feitelijkheden reproduceren maar dat wordt weleens uit de context gehaald. Heb je ooit geprobeerd om een sinterklaasgedicht door een taalmodel te laten maken? Ook al geef je aan dat je bijvoorbeeld rijmschema ABBA wil, het gaat toch niet goed. Maar in de gedichten die het taalmodel voor mij produceerde, zaten altijd wel ideeën waaraan ik niet had gedacht en die leuk zijn om in het gedicht te verwerken. De uitspraak ‘een beetje van Maggi en een beetje van mezelf’ geldt in dit geval ook. Ik gebruik ChatGPT puur om mijn creativiteit te vergroten. Ik heb nog nooit iets integraal overgenomen van welke output ik ook kreeg. Ik heb er altijd een eigen interpretatie van gemaakt, maar het scheelt me wel enorm veel tijd.”
Dat AI invloed gaat hebben op de werkvloer, lijkt onvermijdelijk. Toch verwacht Marianne Smits niet dat het vak van secretaresse verdwijnt. ”In mijn optiek hoef je daar niet bang voor te zijn.
Als ik aan secretaresses vraag met welke zaken ze hun manager blij zouden kunnen maken, weten ze altijd een aantal dingen te benoemen. Dat zijn zaken die er voor de manager echt toe doen, maar waartoe ze nu niet komen vanwege tijdgebrek. Zoals eerder aangegeven, zie ik een transitie, een rolverschuiving van uitvoerende kant naar sparringpartner. De functie van secretaresse komt wel onder druk te staan als je niet meegaat in de ontwikkelingen. Dat is niet nieuw, maar van alle tijden. Iedere industriële revolutie heeft invloed op de manier waarop we het werk doen of verdelen. In dit geval is het exact zo. Maar het verleden leert ons ook dat we met zijn allen toch steeds weer een mooie maatschappij hebben waar we, zeker in Nederland, grotendeels tevreden mee zijn. Ik heb het vertrouwen dat het dit keer niet anders is.”