📈 PERSOONLIJKE GROEI
Interview Karen Visser-Conradi
Je had het je nog zo voorgenomen. Dit keer zou je ruim op tijd beginnen. Geen gestress meer vlak voor deadline. Gewoon goed plannen. Hoe moeilijk kan dat zijn!? Behoorlijk moeilijk, weten we vaak uit eigen ervaring. Een schrale troost: je bent niet de enige. We stellen allemaal uit. Alleen doen we dat allemaal op onze eigen manier. Dat betekent dat ook het aanpakken ervan voor iedereen anders is. Teamtrainer ‘Slimmer Werken’ en senior professional organizer Karen Visser heeft zich gespecialiseerd in het beheersbaar maken van uitstelgedrag. In april geeft ze er tijdens Hét Secretaressecongres een workshop over. Wij kregen alvast wat uitleg.
Tekst Ellen Smink
Over uitstelgedrag schreef je twee boeken: ‘Vandaag begin ik echt’ en het onlangs verschenen E-book ‘Uitstelgedrag de baas worden’. Waardoor ontstaat uitstelgedrag eigenlijk?
“Het antwoord daarop is best ingewikkeld. Iedereen kent het wel maar mensen hebben er toch verschillende associaties bij. Sommige mensen associëren uitstelgedrag met luiheid, anderen juist met iets van heel andere aard, namelijk perfectionisme. Die denken: ik moet er niet aan beginnen want het moet geweldig zijn en ik weet eigenlijk niet wat de eerste stap is. Dat is heel iets anders dan iets voor je uitschuiven omdat je de discipline mist. Uitstelgedrag is eigenlijk een complexe waaier van over het algemeen negatieve emoties die je weerhouden van iets doen. Om je uitstelgedrag de baas te worden, moet je er eerst achter komen wat voor type uitsteller je bent.”
Uitstellen kan toch ook positief uitpakken?
“Dat klopt. Je kunt iets uitstellen omdat je er nog een nachtje over wil slapen. Bijvoorbeeld als je een huis wilt kopen en het nog even wil laten bezinken. Dan ben je daar bewust mee bezig. Het uitstelgedrag waar je vanaf wil, is de gedachten die blokkeren dat je aan de slag gaat, of het onderschatten van bepaalde taken waardoor je in de problemen komt als je er te laat aan begint.
Uitstellers zijn absoluut geen luie mensen. Ze zijn vaak superdruk, maar niet noodzakelijk met wat belangrijk is en het meeste oplevert. Het uitstellen van een taak gebeurt ook niet omdat iemand niet slim genoeg is om hem uit te voeren. Een uitsteller kán het wel maar vindt het om wat voor reden dan ook een uitdaging om het om te zetten in daden. De tijdelijke opluchting van het uitstellen wordt daarna snel vervangen door een rotgevoel: ik ben weer aan het uitstellen. Veel eigenschappen die samenhangen met uitstelgedrag kunnen we samenvatten onder de noemer ‘werken vanuit angst’. Die angst komt vooral uit het beeld dat je hebt over jezelf en de wereld om je heen.”
“Uitstellers zijn absoluut geen luie mensen. Ze zijn vaak superdruk, maar niet noodzakelijk met hetgeen wat belangrijk is en het meeste oplevert.”
Zoals uitstellen uit faalangst?
“Dat kan faalangst zijn, maar ook: aardig gevonden willen worden, conflicten uit de weg willen gaan, een laag zelfbeeld hebben of juist zo perfectionistisch willen zijn, waardoor de lat te hoog ligt.”
Secretaresses in de zorg zijn vaak afhankelijk van anderen bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Soms moeten ze daardoor wel bepaalde taken uitstellen.
“Bij mensen die werken in beroepen met een ondersteunende rol is het vaak ‘de ander die het doet’, maar zij zijn wel degenen die het toelaten. Een collega van mij werkt veel in de zorg en merkte iets bijzonders in haar werk met verpleegkundigen. Daar kwam naar voren dat uitstellen ook gaat om overtuigingen: ‘ik ben niet de baas over mijn eigen tijd, dus ik kan er ook niets aan doen dat ik alles moet laten vallen en andere dingen moet doen’. Als je niet uitkijkt, wordt uitstellen dan een soort slachtofferrol.
Secretaresses zijn vaak doeners, dus mouwen opstropen en gaan. Maar wat ik ook tegenkom is dat ze bij een nieuwe, grotere taak moeite hebben om de eerste stap te zetten. Ze aarzelen dan om die taak in behapbare stukjes te hakken of om een toelichting te vragen.”
En stellen vervolgens uit.
‘Ja, omdat die taak heel anders is dan de taken waarvoor ze hun hand niet omdraaien, zoals het plannen van een complexe vergadering met zes mensen van verschillende locaties. Je weet dat je dat gaat lukken. Je wilt jezelf ook in andere taken bewijzen, maar als die zonder verdere toelichting aan je worden gedelegeerd, is het helemaal niet zo gek dat je het voor je uitschuift. Bovendien weet je niet precies hoe het resultaat eruit zal gaan zien en of het de investering van je tijd wel waard is. Als je onder hoge druk werkt en steeds van taak naar taak moet gaan, heb je ook geen tijd om even te gaan zitten om te kijken waaruit die grote taak nu precies bestaat. Dan schuif je het verder voor je uit en ga je door met andere taken waarvan je wel weet hoe het werkt. Als dat gebeurt, spreek het uit. Vraag hulp bij collega’s of je leidinggevende. Zeg gewoon: ik twijfel hoe ik het moet doen, wat denk jij? Of plan met collega’s elke week, bijvoorbeeld vrijdagochtend van 10 tot 12, tijd om dit soort openstaande zaken af te vinken van je takenlijst. Je hebt dan meteen een stok achter de deur om te beginnen.”
“Een uitsteller kán het wel maar vindt het om wat voor reden dan ook een uitdaging om het om te zetten in daden.”
Wat geef je de deelnemers mee in je workshops over uitstelgedrag?
“Wat ik vooral laat zien is het mechanisme dat in je hoofd gebeurt; waarom doe ik dit, welke stapjes gebeuren er in mijn hoofd en wat zijn de dingen die ik zelf kan doen om het uitstelgedrag te verminderen? Vaak heeft uitstellen te maken met irrationele gedachten: ik moet dit en dat ook nog doen, ik heb dit in het verleden verkeerd gedaan dus moet ik het in de toekomst absoluut goed doen… Het gaat om de relatie tussen je gedachte en je gevoel. Er zijn allerlei redenen voor uitstelgedrag. Het is dus belangrijk dat je weet wat er achter jouw uitstelgedrag ligt en wat het haakje is waarmee jij verder kunt.”
Heb je op voorhand al wat tips?
“Wees niet te streng voor jezelf. Uitstellers zijn vaak heel kritisch op zichzelf. Bedenk dat kleine stapjes je ook vooruitbrengen en dat het niet allemaal groots en meeslepend hoeft te zijn. Accepteer dat het af en toe een dagje minder mag. Wat ook helpt, is de ander meenemen in wat je belet om iets af te maken. Dat kan een oplossing opleveren, of iemands aandacht kan een stok achter de deur zijn om door te gaan.
Natuurlijk heb ik zelf ook wel last van uitstelgedrag. Nu zoek ik daarvoor hulp en hulpmiddelen. Bij het schrijven van een van de boeken waaraan ik werkte, had ik bijvoorbeeld maandelijks een video-call met mijn uitgever om de voortgang te bespreken. In een Excel-overzicht hield ik bij hoeveel procent van mijn schrijftijd al op was, en ook hoeveel van het totale aantal woorden af was. Zo kon ik makkelijk zien of ik nog op schema lag. Dat werkte voor mij.”
