Schrijftips van taalcoach Gerda Pluymert

👩‍🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING

“Actief formuleren wil zeggen dat je één werkwoord in een zin hebt.”

Het is alweer bijna vijf jaar geleden dat we taalcoach Gerda Pluymert vroegen om tips om korter en krachtiger te schrijven. Het interview is nog steeds een van de meest gelezen artikelen van onze website. Hoogste tijd om Gerda opnieuw om tips te vragen. Wat is er in vijf jaar op schrijfgebied veranderd en hoe zorg je ervoor dat jouw e-mail of brief het gewenste effect bij de ontvanger heeft?

Tekst Ellen Smink

Trouwe bezoekers van Hét Secretaressecongres kennen Gerda Pluymert nog van haar bevlogen taalworkshops die ze op het congres gaf. Workshops geeft ze niet meer. Wel is ze op diverse andere taalfronten actief. Zo geeft ze cursussen in zakelijk e-mailverkeer aan kandidaten die zich voor re-integratie laten omscholen. Ook is zij als taalcoach verbonden aan de Braint Acadamy, een cursusinstituut dat gespecialiseerd is in zakelijke online taalopleidingen. “Ik heb passie voor taal”, zei ze vijf jaar geleden in het interview. Die passie is er nog steeds!

Structuur tekst
We zijn ongeduldiger lezers geworden. Met overvolle e-mailboxen scrollen we het liefst razendsnel door teksten heen. Op zoek naar: is het iets voor mij en moet ik er iets mee?
Gerda: “Voor de tekst en de leesbaarheid van een e-mail of brief zijn twee dingen belangrijk: de structuur en de formulering. Aan de structuur is sinds het vorige artikel, vijf jaar geleden weinig veranderd. De lezer is als eerste op zoek naar wat de aanleiding en het primaire doel van een brief of e-mail zijn. Dat bepaalt of hij/zij de tekst gaat lezen. Het primaire doel moet dus al in de eerste alinea zitten. Aan het einde van de tekst wil de lezer weten: hoe gaat het verder, verwacht de schrijver iets van mij, of kan ik iets van de ander verwachten? Dat zet je dus in de slotalinea. De slotzin bepaalt of de lezer wel of niet in actie komt. Zet daarom bij een verzoek ook meteen waarom je iets vraagt en welk belang/voordeel de lezer erbij heeft om aan je verzoek te voldoen. Bijvoorbeeld: Als u de formulieren vóór 15 juni a.s. ingevuld terugstuurt, regelen wij uw inschrijving.

Schrap overbodige werkwoorden
“Je komt er niet meer met van die enorme lange zinnen”, weet Gerda. “Formuleer actief. Actief formuleren wil zeggen dat je zo min mogelijk werkwoorden in een zin hebt, het liefst maar één. Schrap dus alle overbodige werkwoorden. Zullen, willen en gaan zijn werkwoorden die heel vaak overbodig zijn.
Schrijf dus niet: we zullen gaan inventariseren wat de mogelijkheden zijn, maar schrijf: we inventariseren de mogelijkheden.
Een actieve zin heeft één werkwoord. Is het een samengestelde zin, dan zit in elk deel van die zin één werkwoord, maar niet meer. “

Geachte of beste
Hoe zit het nu met de aanhef in een e-mail of brief? Gerda: “Het formele ‘Geachte heer De Vries’, of ‘Geachte mevrouw Jansen’ is een beetje op zijn retour. Je ziet nu veel meer de combinatie met beste: beste meneer De Vries, of beste mevrouw Jansen. Beste wordt ook vaak in combinatie met alleen de voornaam gebruikt: beste Jan. Ik denk dat het belangrijk is af te tasten hoe je de ander benadert. Als je twijfelt, kun je beter iets te formeel insteken en ‘geachte’ gebruiken. Als ik schrijf: ‘Beste mevrouw De Jong’ en ik krijg een mailtje terug met ‘Geachte mevrouw Pluymert’ dan weet ik dat ik iets te informeel ben geweest. Het is makkelijker om van te formeel naar wat informeler te gaan, dan andersom.”

Niet te lange zinnen
Maak de zinnen niet te lang, adviseert taalcoach Gerda Pluymert. “Gemiddeld 20 woorden per zin is genoeg. Zet vooral een punt en begin eens opnieuw. Gebruik ook geen tussenzinnen, zoals: Ik heb vorige week al, zoals u waarschijnlijke wel weet, een brief geschreven. Door de tussenzin onderbreek je je primaire mededeling. Dat moet je niet doen. Houd bij elkaar wat bij elkaar hoort.”

Verzorgde spreektaal
Niet alleen lange zinnen, ook ingewikkelde of oubollige woorden verhogen de leesbaarheid niet. Gerda: ”Een richtlijn die ik zelf altijd geef, is: schrijf in verzorgde spreektaal. Het woord ‘verzorgde’ is daarbij wel belangrijk. Dus niet: er was geen plek of: er was niks aan te doen, maar: er was geen plaats en: er was niets aan te doen. Als je verzorgde spreektaal hanteert en je zorgt dat je zinnen goed zijn opgebouwd, krijg je leesbare teksten. Verzorgde spreektaal zorgt er ook voor dat je wat ouderwetse woorden vermijdt, want dat zeggen we ook niet meer. Ik zie nog weleens woorden staan als: ‘te allen tijde’. Dat mag er wel uit. Dat wordt op de middelbare school echt niet meer aangeleerd. Dat geldt ook voor woorden als: trachten. In verzorgde spreektaal is dat gewoon: proberen.”

“De lezer is als eerste op zoek naar de aanleiding en het primaire doel van een brief of e-mail. Dat bepaalt voor een belangrijk deel of hij/zij de tekst gaat lezen.”