“Een feestje waar ik elk jaar weer naar uitkijk.”
Hoewel het congres zelf pas om 9.30 uur begint, is het ruim een half uur ervoor al een gezellige drukte in het Van der Valk Hotel Utrecht. “Het voelt voor mij als een feestje waar ik elk jaar weer naar uitkijk”, zegt een van de secretaresses tegen haar collega terwijl ze een vers kopje koffie uit de automaat haalt en een gezonde lekkernij uitzoekt uit het schap ernaast. Hoe feestelijk het ontvangst ook is, Hét Secretaressecongres biedt meer dan dat. ‘De leukste en meest leerzame dag voor Secretaresses in de zorg’, lezen we op de projectieschermen op het podium van de grote zaal. Dagvoorzitter Anke van Luijt is het daarmee roerend eens. “Dit congres biedt een breed scala aan onderwerpen en diversiteit aan sprekers. Deelnemers halen er allemaal, een voor een, bakken met kennis uit die ze binnen hun team of op hun werkplek direct kunnen toepassen.”
Tekst Ellen Smink
Vuist tegen grensoverschrijdend gedrag
Na de warme pianoklanken waarmee zanger, theatermaker en multi-instrumentalist Diederick Ensink de deelnemers ontvangt, heet Anke van Luijt zowel de aanwezige secretaresses (419 vrouwen en 1 man) als de eerste spreker welkom. In een vlammend en tegelijkertijd inspirerend betoog vertelt agressie- en conflictexpert, onderzoeker, trainer en auteur Caroline Koetsenruijter hoe we beter kunnen omgaan met conflicten en agressie op de werkvloer. De onderzoekster is op dit gebied helaas ook ervaringsdeskundige. Na haar rechtenstudie werkte Caroline, die zichzelf een van nature introvert en conflictvermijdend persoon noemt, als klachtbehandelaar bij een ministerie. Daar kreeg ze te maken met boze burgers die haar vals beschuldigden, bedreigden en opmerkingen over haar uiterlijk en intelligentie maakten. Het dieptepunt was de moeder die dreigde haar kinderen van de flat te gooien als Caroline een uithuisplaatsing niet zou tegenhouden. Toen Caroline na het incident hulp vroeg bij haar leidinggevende, kreeg ze als antwoord: ‘ja, maar dit hoort erbij’. In de zaal wordt heftig geknikt. Uit onderzoek blijkt dat 75% van alle zorgprofessionals minstens één keer per jaar te maken krijgen met verbale of fysieke agressie, (seksuele) intimidatie of zelfs bedreiging in het contact met patiënten of cliënten. Toch doet slechts een op de vijf er melding van. En dat moet veranderen, vindt Caroline. “Het vervelende is dat er steeds meer zorgprofessionals werkelijk gaan geloven dat het bij hun werk hoort. Dat vind ik kwalijk, want het is natuurlijk nooit normaal om grensoverschrijdend gedrag te vertonen”, aldus Caroline die haar toehoorders vervolgens voorzag van praktische tips over wat te doen als je in een dergelijke situatie belandt.”
Kiezen uit 7 workshops
Na de plenaire lezing van Caroline Koetsenruijter is het tijd voor de eerste workshopronde. De deelnemers kunnen kiezen uit zeven workshops die in verschillende zalen van het Van der Valk complex plaatsvinden. Het is zoals Anke van Luijt in het begin al aangaf: een scala aan onderwerpen en sprekers. Van de herkenbare situatieschetsen van de actrices en communicatietrainers Sanneke Bos en Petra van Hartskamp in de workshop ‘Dare to lead! Leiding nemen in lastige situaties’ tot de stressverlagende workshop ‘Maak je niet druk’ van Stresscoach en Werkdrukverlager Annemiek Tichgelaar.
Managementsecretaresse Evi Kosters van het Jeroen Bosch Ziekenhuis die elders in deze nieuwsbrief over haar werkdag vertelt, kiest voor de workshop ‘De coachende secretaresse’ van Kristine Ates. “Veel mensen komen mijn kantoor even binnenlopen. Ik vind het fijn om de gesprekstechnieken van deze workshop in een gesprek toe te passen”, aldus Evi.
Van geheel andere orde is de workshop ‘Verrassende en vernieuwende Outlook tips’ die AVK-trainer Inge Verwey even verderop geeft. Wat ze daaronder verstaat, vertelt ze in een interview in deze nieuwsbrief.
Geheim succesvolle teams
In de grote zaal geeft Anke van Luijt die behalve dagvoorzitter ook trainer en expert onbewuste beeldvorming is, de workshop ‘Wat is het geheim achter succesvolle teams’. Om van een team een succesvol, of nog succesvoller team te maken, heb je, volgens Anke, een ‘safe zone’ nodig: een psychologische, veilige vertrouwensbasis om op terug te kunnen vallen. “Een ‘safe zone’ is een klimaat of cultuur waarin je je als medewerker een volwaardig en gewaardeerd lid van het team voelt”, vertelt Anke. Vervolgens laat ze de deelnemers zien hoe ze aan de hand van de ‘BIG5 van Psychologische Veiligheid’ kunnen toetsen of er in hun team een open en veilig werkklimaat heerst. Hoewel de deelnemers van het congres de PowerPointpresentaties van alle workshops krijgen gemaild, wordt er in de zaal druk meegeschreven. “De tips van Anke deel ik graag met mijn manager”, zegt een van de secretaresses. “Ik weet zeker dat het ook voor hem interessant is.”
Mindfulness en moderner schrijven
Waar het in de andere workshops vooral gaat om kennisoverdracht, laat Cisca Lunenborg-van Melzen in haar workshop ‘Yoga Mindfulness: van doen naar zijn’ juist het gevoel spreken. Hoewel er druk wordt meegedaan met de yoga-oefeningen, zorgt vooral Cisca’s meditatie voor een indrukwekkend rustmoment bij de aanwezige deelnemers. Ook de mantra van de zingende zusjes May & June waarmee Cisca haar workshop afsluit, maakt indruk: ‘Als jij ooit vergeet, als jij ooit vergeet hoe sterk je bent; hoe sterk en mooi je bent. Dan zal ik zingen en jou herinneren dat je mag weten hoe mooi je bent’. Het is maar dat we het weten!
Een zaal verder laat schrijftrainer en -coach Judith Winterkamp de deelnemers zien hoe je modern
kunt schrijven. “Jouw lezer wil door een mens aangesproken worden, niet door een ‘taalmachine’. Met oubollige woorden, clichéformuleringen en hoogdravende zinnen verschuilt de schrijver zich achter mooischrijverij. Daar prikt een lezer zo doorheen.” Haar tip? “Schrijf je mail zoals je ook in een zakelijk gesprek met de lezer communiceert. Dan zit je meestal wel goed.”
Gemoedelijke lunch
Dan is de eerste workshopronde voorbij en wacht de deelnemers een uitgebreide lunch waarbij, evenals bij de workshops, letterlijk voor elk wat wils is. De sfeer zit er goed in. Overal wordt geanimeerd met elkaar gepraat. “Wat dit congres zo bijzonder maakt is het contact dat je van heel dichtbij kan hebben met alle deelnemers”, zegt Anke van Luijt. “Ik loop in de pauze rond, heb gesprekken met mensen over wat er speelt op een afdeling, waar ze specifiek naar komen luisteren en waaraan ze vorige keer iets hebben gehad. Dat is niet alleen heel leuk om te doen, maar mede op basis daarvan kunnen we weer een prachtig nieuw congres organiseren.”
Apenvlooien
Na de tweede workshopronde en een korte pauze betreedt bioloog en gedragswetenschaper Patrick van Veen het podium van de grote zaal. Op humoristische wijze vertelt hij wat we van de apen kunnen leren: apenvlooien, ofwel de rituelen waarop apen vertrouwen kweken en relaties opbouwen. In navolging daarvan pleit Patrick voor meer vlooimomenten op de werkvloer. Nu zit dat bij de mens een tikje lastiger in elkaar dan bij de apen. Voor we die vlooimomenten kunnen toepassen, moeten we wel weten welke rituelen bij welke groep horen. En aangezien uit onderzoek blijkt dat het aantal sociale structuren mede door de technologie de afgelopen 20 jaar is verdubbeld en ook nog eens door elkaar lopen, is dat bepaald niet makkelijk. Maar, stelt Patrick ons gerust: vlooimomenten hoeven niet meteen grootschalig te zijn. “Het kan ook in kleine rituelen zitten, zoals even samen koffie drinken. Zoek die rituelen op en gebruik ze. Want het toepassen ervan zorgt dat je een goede verbinding krijgt.”
Zingende secretaresses
Het einde van het congres nadert. Maar niet voordat Diederick Ensink zijn laatste wervelende optreden heeft gedaan. “Een ongelofelijk muzikaal en aimabel wondermens”, noemt Anke van Luit de muzikant die het congres met zijn muziek heeft omlijst. Daarmee lijkt geen woord teveel gezegd. Wie anders krijgt 420 secretaresses aan het meezingen met het door hem zelf gecomponeerde eindnummer? Diederick lukt het!
Positieve reacties
In haar slotwoord vraagt dagvoorzitter Anke de deelnemers vooral te laten weten wat ze van het congres vonden. Het leverde een stroom aan positieve reacties op. “Het was een mooie mix van nuttig, leerzaam, onderhoudend en fun”, schreef een van de deelnemers na afloop. Wat valt daar nu nog aan toe te voegen!
