“Ik wil medisch secretaresses meegeven welke tips and tricks ze per direct kunnen gebruiken om het werk makkelijker voor ze te maken.”
Outlook. We werken er dagelijks mee. Je zou dus zeggen dat we het programma door en door kennen. Toch is er, weet trainer/coach Inge Verweij van AVK Training & Coaching, nog veel meer uit te halen. Op het Secretaressecongres van augustus vertelt ze erover.
Tekst Ellen Smink
Medisch secretaresses leren hoe ze met Outlook moeten omgaan. Het lijkt een beetje als water naar de zee dragen. Wat valt er nog te leren?
“Er zijn veel nieuwe technieken en programma’s ontwikkeld om het voor ons als gebruiker makkelijker te maken. Tegelijkertijd zijn veel huidige programma’s steeds verder doorontwikkeld in de mogelijkheden die ze bieden. Dat geldt ook voor Outlook. Niet iedereen is van die laatste ontwikkelingen op de hoogte. Bovendien zijn niet alle ontwikkelingen altijd even toepasbaar voor elke functiegroep. Vooral bij het gebruik van Microsoft 365 heb je regelmatig updates, waaronder dus ook van Outlook. Ik merk dat nieuwe mogelijkheden vaak onvoldoende bekend zijn en dus niet gebruikt worden. Ik hoor vaak terug dat er na een update niet bekend is welke nieuwe toepassingen er bijgekomen of aangepast zijn. Ik wil medisch secretaresses meegeven wat er nieuw is en welke tips and tricks ze per direct kunnen gebruiken om het werk makkelijker voor ze te maken. Er wordt steeds meer van hen gevraagd, terwijl de functie die ze vervullen eigenlijk al vol is. Aan harder werken zit een grens, dat is dus niet de bedoeling. We kunnen wel slimmer en efficiënter werken door gebruik te maken van de technieken en mogelijkheden die onder andere Outlook biedt.“
Kunnen we die tips zelf toepassen, of hebben we daar hulp van de ICT voor nodig?
“Alle tips die ik geef, kunnen de secretaresses direct in hun eigen instellingen aanpassen. Soms is dat een kwestie van het maken van een specifieke regel, waardoor ze repeterende handelingen sneller kunnen (laten) uitvoeren. Soms is het een kwestie van een vinkje in de instellingen. Bijvoorbeeld als je meer dan vijf agenda’s naast elkaar wilt openen. Op het moment dat jij een agenda opent, zie je de verticale agenda-indeling, maar op het moment dat je er meer dan vijf opent, springt die indeling naar de horizontale planningsweergave. Dat is best irritant. Natuurlijk kan je dan zelf op ‘agendaweergave’ klikken, maar dat moet je dan wel elke keer doen, terwijl het een kwestie van een vinkje is om het structureel niet meer te laten gebeuren.”
Je stelt dat we met behulp van Outlook slimmer en efficiënter kunnen werken. Hoe dan?
“Door het systeem voor jou te laten werken. Daardoor hoef je geen onnodige handmatige handelingen te blijven uitvoeren. Dat is niet leuk én het kost teveel tijd. Tijd die je liever aan andere zaken wilt besteden. Dus moet je het zó instellen dat het systeem geautomatiseerde handelingen of processen voor jou uit handen neemt. Dat kan vaak volledig geautomatiseerd of semi geautomatiseerd. Wij zullen alleen moeten zorgen voor de juiste instellingen, want het systeem kan het natuurlijk niet uit zichzelf. Soms is het slechts een kwestie van ‘een vinkje’ waarna het je structureel tijd bespaart. Alleen… je weet niet wat je niet weet want als je het had geweten dan had je het ook toegepast. Als ik tijdens een training of workshop handige tips en toepassingen laat zien, dan zíe ik de deelnemers vaak de koppeling maken naar hun eigen werkterrein. Op welke wijze ze de tips zelf in praktijk kunnen brengen. Vaak komen dan ook de vragen los en dat is natuurlijk geweldig! Ik zorg altijd voor praktische en herkenbare voorbeelden. Zodoende blijft het niet bij losse tips maar gaan deelnemers juist bekijken hoe zij hun eigen (mini)processen efficiënter kunnen uitvoeren waardoor ze uiteindelijk tijd besparen.”
Zijn de tips die je geeft specifiek voor de medisch secretaresses?
“Ik pas de tips en mogelijkheden die ik in mijn trainingen geef altijd aan op de doelgroep. Vandaar dat je tips krijgt die je bij een algemene Outlook training niet snel zal horen. Ik wil dat deelnemers direct gebruik van mijn tips kunnen maken. Zoals bijvoorbeeld een verdiepende, geautomatiseerde regel voor binnenkomende geaccepteerde vergaderverzoeken. Die kan je natuurlijk iedere keer handmatig naar een mapje verplaatsen terwijl je dit ook automatisch kan doen. Dat is zonde van je tijd. Een ander voorbeeld is het kopiëren van een vergaderingsverzoek. Het is niet moeilijk om dat te doen voor een vergadering met een vast terugkeerpatroon maar hoe doe je dit zo efficiënt mogelijk zónder terugkeerpatroon? Een beleidsambtenaar zal daar niet zo vaak mee te maken krijgen, maar voor een secretaresse kan zo’n tip direct in het werk helpen. “
Outlook tips en tricks op Secretaressecongres
Tijdens het Secretaressecongres van 31 augustus gaat Inge de uitdaging aan om je te verrassen met een aantal handige tips en tricks die je direct in je werk kunt toepassen. Meer weten? Bekijk hier het volledige programma.